○荒川区物品管理規則
昭和39年3月31日
規則第10号
目次
第1章 総則(第1条―第13条)
第2章 物品の管理
第1節 出納手続(第14条―第18条)
第2節 保管(第19条―第21条)
第3節 供用(第22条―第26条)
第4節 分類換え(第27条)
第5節 所属換え(第28条)
第6節 処分(第29条―第31条)
第7節 その他の処理(第32条―第37条)
第8節 材料品の特別整理(第38条―第42条)
第9節 帳簿諸表(第43条・第44条)
第3章 引継ぎ、検査その他(第45条―第49条)
付則
第1章 総則
(通則)
第1条 荒川区(以下「区」という。)の物品管理事務に関しては、別に定めるものを除くほか、この規則の定めるところによる。
(1) 課等 荒川区組織規則(昭和40年荒川区規則第24号)第7条に規定する課、荒川区会計管理者の補助組織の設置及び区長の権限に属する事務の補助執行に関する規則(平成21年荒川区規則第8号)第2条第2項に規定する課並びに荒川区教育委員会事務局処務規則(昭和40年荒川区教育委員会規則第6号)第2条に規定する課及び室並びに議会事務局、選挙管理委員会事務局及び監査事務局をいう。
(2) 課長 前号に規定する課等の長をいう。
(3) 所 荒川区保健所、荒川区子ども家庭総合センター、荒川区立教育センター、区立学校及び区立こども園をいう。
(4) 所長 前号に規定する所の長(保健所にあっては生活衛生課長)をいう。
(5) 管理 物品の取得、保管、供用及び処分をいう。
(6) 供用 物品をその用途に応じて、区において使用させることをいう。
(7) 供用者 物品の供用に関する事務を行う者をいう。
(8) 出納通知者 第8条の規定により物品の出納通知に関する事務を行う者をいう。
(9) 出納機関 会計管理者及び物品出納員をいう。
(10) 処分 物品の本来の用途を廃し、他に転用し、又は売却し、若しくは廃棄することをいう。
(11) 所属換え 物品を他の部、課等若しくは所又は出納機関に移すことをいう。
(12) 分類換え 物品をその属する分類から他の分類に移し換えることをいう。
(13) 組替え 物品をその属する区分から他の区分に移し換えることをいう。
(一部改正〔平成25年規則31号・31年23号・令和2年27号〕)
(物品の管理に関する指導統括)
第3条 物品の管理に関する指導統括の事務は、会計管理者が行う。
2 会計管理者は、物品管理事務に関して必要があるときは、報告を徴し、又は調査することができる。
(財務会計システムによる処理)
第3条の2 この規則の規定により行うこととされている物品の出納保管その他の管理事務については、財務会計システム(区が行う財務会計に関する事務を荒川区会計事務規則(昭和39年荒川区規則第6号)第2条第10号に規定する電子計算組織によって情報処理するシステムをいう。)により処理を行うものとする。
(一部改正〔令和5年規則27号〕)
(年度区分)
第4条 物品の出納は、会計年度をもって区分しなければならない。
2 物品の出納の年度区分は、その出納を執行した日の属する年度による。
(物品の目的別分類)
第5条 物品は、その適正な供用を図るため、予算で定める物品に係る経費の目的に従い、分類しなければならない。
2 前項の分類は、歳出予算の款別に行うものとする。この場合において、継続事業及び繰越事業に係る物品については、別に分類を設けなければならない。
(物品の区分等)
第6条 物品は、次に掲げる区分に従い、品名別に整理しなければならない。
(1) 備品
(2) 消耗品
(3) 材料品
(4) 動物
(5) 不用品
2 会計管理者は、前項に規定する区分及び品名を明らかにした物品名鑑を作成しなければならない。
(記載事項の訂正)
第7条 物品の管理に関する帳簿及び証拠書類の記載事項は、改ざんすることができない。
2 物品の管理に関する帳簿及び証拠書類の記載事項で、やむを得ない場合において訂正しようとするときは、二線を引き、その右側又は上位に正書して、削除した文字は明らかに読み得るようにしておかなければならない。
3 前項の規定により訂正したときは、欄外に訂正の表示を明記し、作成者の認印を押さなければならない。ただし、帳簿については、欄外に訂正の表示及び押印をすることを省略することができる。
(物品出納通知)
第8条 課等又は所に属する物品の出納通知に関する事務は、課長又は所長が行う。
2 出納通知者は、物品受入(払出)通知書(物品分類換通知書及び物品組替通知書を含む。以下同じ。)を発行しようとするときは、分類、区分、品名、数量及び納品者(受領者)並びに受入れ(払出し)の時期及び理由等が適正であるか否かを調査しなければならない。
(物品出納員の設置)
第9条 課等及び所に物品出納員(以下「出納員」という。)1人を置く。
2 区長は、前項の規定にかかわらず、必要があると認めるときは、会計管理者と協議の上、出納員を置くことができる。
3 出納員は、課等又は所の庶務事務を取り扱う職員のうちから、区長が命ずる。
4 課長及び所長は、出納員の任免があったときは、直ちにその職、氏名及び担任区分を会計管理者に通知しなければならない。
(会計管理者の事務の一部委任)
第10条 会計管理者は、前条の出納員に、その所管に属する物品の出納保管に関する事務を委任する。
(供用者の設置)
第11条 課等並びに所その他必要な行政機関及び教育機関に供用者1人を置く。
2 供用者(区立学校及び区立こども園の供用者を除く。)は、当該所属職員のうちから、区長がこれを指定する。
3 区立学校及び区立こども園の供用者は、区立学校及び区立こども園職員のうちから、教育長がこれを指定する。
4 供用者が事故若しくは不在のため、その事務を処理することができないとき又は特に必要があると認めるときは、区長又は教育長は、その都度他の職員を指定することができる。
第12条 削除
(物品受入(払出)通知書の審査)
第13条 出納機関は、物品受入(払出)通知書を受けたときは、その内容を審査し、次の各号のいずれかに該当するときは、当該物品受入(払出)通知書を出納通知者に返付しなければならない。
(1) 物品受入(払出)通知書の内容に過誤があるとき。
(2) 受入れ(払出し)の理由が適正でないとき又は明らかでないとき。
(3) 受入れ(払出し)の数量が適正でないとき。
(4) その他法令に違反するとき。
第2章 物品の管理
第1節 出納手続
(購入等に伴う受入れ)
第14条 出納通知者は、物品の購入又は製造の請負に係る契約の決定通知書を受けたときは、物品受入通知書を出納機関に送付しなければならない。
2 出納機関は、物品の納入があったときは、物品受入通知書の内容に適合しているか否かを確認して、物品受領書と引換えに当該物品を受け入れなければならない。
(その他の受入れ)
第15条 出納通知者は、次に掲げる物品の受入れについて決定があったときは、収得品受入通知書を発行し、出納機関に送付しなければならない。この場合、出納機関は、物品受領書と引換えに当該物品を受け入れなければならない。
(1) 生産品
(2) 作業、製作及び工事等により、発見、発生又は副生した物品で区の所有に属する物品
(3) 贈与若しくは寄付又は交換により受けた物品
(4) 荒川区公有財産管理規則(昭和39年荒川区規則第9号)の適用を受けなくなった不動産等の従物
(5) 購入によって生ずる空箱及び包紙等
(6) 拾得品で区の所有に属する物品
(7) 不用となった新聞、官報その他これに類する物品
(8) 庁舎の掃除によって寄せ集めた紙くずその他受入れを適当と認められる物品
(共用物品の請求・払出し)
第16条 供用者は、供用に必要な物品について、物品請求書を作成し、出納通知者に送付しなければならない。
2 出納通知者は、物品請求書を受けたときは、物品払出通知書を作成し、出納機関に送付しなければならない。この場合、出納機関は、供用者から受領印又は署名を徴し、供用物品引渡書とともに物品の引渡しをしなければならない。
(一部改正〔令和3年規則42号〕)
(贈与物品等の払出し)
第17条 出納通知者は、次に掲げる物品の払出しについて決定があったときは、交付物品払出通知書を出納機関に送付しなければならない。この場合、出納機関は、受領者から物品受領書を徴し、交付物品引渡書とともに物品を交付しなければならない。
(1) 売払いを目的とする物品
(2) 贈与若しくは寄付又は交換のため払い出す物品
(3) 工事又は製造等の請負契約に伴う支給材料
第18条 削除
第2節 保管
(保管の原則)
第19条 物品は、区において、良好な状態が常に供用又は処分することができるように保管しておかなければならない。
(寄託)
第20条 出納機関は、物品保管上特に必要があると認めたときは、他の出納機関その他の者に物品を寄託することができる。
2 前項の規定により他の出納機関に物品を寄託しようとするときは、あらかじめ、関係の課長及び所長が協議しなければならない。
3 第1項の規定により物品を区以外の者に寄託しようとするときは、課長及び所長は、あらかじめ会計管理者と協議しなければならない。
4 第2項の規定による物品の寄託の決定があったときは、寄託をする出納通知者は、寄託物品払出通知書を、寄託を受ける出納通知者は、寄託物品受入通知書をそれぞれ作成し、所属の出納機関に送付しなければならない。この場合、寄託物品払出通知書を受けた出納機関は、物品受領書と引換えに、物品引渡書を添えて物品を引き渡さなければならない。
6 寄託物品の返還については、第4項の規定に準じて処理しなければならない。
(供用不適品の報告)
第21条 出納機関は、その保管する物品のうち供用をすることができないもの又は修繕若しくは改造を要する物品があると認めるときは、その旨を出納通知者に報告しなければならない。
第3節 供用
(供用)
第22条 供用者は、物品を職員の供用に付するときは、1人の職員が専ら使用する物品についてはその職員(以下「専用者」という。)から、2人以上の職員が共に使用する物品についてはこれらの職員のうちの上席者(以下「共用責任者」という。)から受領印又は署名を徴さなければならない。
2 供用者は、金券類その他会計管理者が指定する物品については、物品受払簿を備え、その使用状況を明らかにしておかなければならない。
(一部改正〔令和3年規則42号〕)
(回収、返納)
第23条 供用者は、使用者が休職、退職、転勤その他の理由により、物品を使用する必要がなくなったとき又は物品が使用に堪えなくなったときは、直ちに当該物品を回収しなければならない。
2 供用者は、前項の規定により物品の回収をしたときは、他の職員に使用させる場合を除き、物品返納書を作成し、出納通知者に提出しなければならない。
3 物品返納書を受けた出納通知者は、直ちに物品受入通知書を発行し、出納機関に送付しなければならない。この場合、出納機関は、物品受領書と引換えに供用者から当該物品を受け入れなければならない。
4 第2項の規定により、他の職員に使用させる場合は、物品引渡書により整理しなければならない。
(供用不適品の報告)
第24条 供用者は、供用中の物品のうち修繕又は改造を要するものがあると認めたときは、その旨を課長又は所長に報告しなければならない。
(供用備品等の整理)
第25条 供用者は、備品の使用状況を把握するため、供用備品総括票を備え、品名ごとに整理するとともに、専用者又は共用責任者ごとに備品専用票又は備品共用票を作成しておかなければならない。ただし、特別の理由があると認めるときは、会計管理者と協議の上、供用備品総括票の作成を省略することができる。
2 動物については、前項に準じてその使用状況を明らかにしておかなければならない。
3 供用者は、毎年度3月末日現在において、供用備品現在高調書を作成し、出納機関に送付しなければならない。
(備品の特別整理)
第26条 出納機関は、会計管理者の特に指定した備品については、備品整理票を作成し、当該備品に添えて供用者に引き渡さなければならない。
2 出納機関は、指定備品の出納があったときは、直ちに会計管理者に報告しなければならない。
3 出納機関又は供用者は、第1項の備品整理票に修繕又は組替え等に関する事項を記載整理しておかなければならない。
4 第1項に規定する備品の返納又は所属換えをするときは、当該備品に備品整理票を添えなければならない。
第4節 分類換え
(分類換え)
第27条 課長又は所長は、物品を効率的に共用するため必要があると認めるときは、その物品について分類換えをすることができる。
2 前項の決定があったときは、出納通知者は、物品分類換通知書を発行し、出納機関に送付しなければならない。この場合、出納機関は、当該物品の分類換えの整理をしなければならない。
3 物品を他の会計に分類換えする場合は有償とする。ただし、特別の理由があるときは、会計管理者に協議の上、無償とすることができる。
第5節 所属換え
(所属換え)
第28条 課長及び所長は、必要があると認めるときは、協議の上、物品について所属換えをすることができる。
2 前項の所属換えは、次に定める手続により行わなければならない。
(1) 物品の受入れをしようとする出納通知者は、物品所属換請求書を作成し、物品の払出しをする出納通知者に送付すること。
(2) 物品所属換請求書を受けた出納通知者は、物品所属換決定通知書を作成し、受入れをする出納通知者に送付すると同時に、物品所属換払出通知書を発行し、出納機関に送付すること。
(3) 物品所属換決定通知書を受けた出納通知者は、物品所属換受入通知書を発行し、出納機関に送付すること。
(4) 物品所属換払出通知書を受けた出納機関は、受入れをする出納機関から受領書を徴し、所属換物品引渡書とともに物品の引渡しをすること。
(1) 物品を払い出す課等又は所の出納通知者は、物品配付通知書を作成し、所属の出納機関を経由したうえ、物品を受け入れる課等又は所の出納通知者に送付すること。
(2) 物品配付通知書を受けた出納通知者は、物品を払い出す課等又は所の出納機関から当該物品を受け入れ、所属の供用者に引き渡すこと。
第6節 処分
(組替え)
第29条 課長又は所長は、第21条の規定による出納機関の報告を受けた場合において、その本来の用途に供することができないと認められる物品があるときは、あらかじめ会計管理者の承認を得て他の区分に組替えを行わなければならない。
2 前項の決定があったときは、出納通知者は、物品組替通知書を発行し、出納機関に送付しなければならない。この場合、出納機関は、当該物品の組替えの整理をしなければならない。
(不用品の売却)
第30条 出納機関は、その保管している不用品を適宜取りまとめ、売却に必要な手続をとらなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するものは、この限りでない。
(1) 売却の価格が売却に要する費用を償えないもの
(2) 買受人がないもの
(3) 前2号のほか、売却を不適当と認めるもの
2 出納通知者は、売却契約の決定通知書を受けたときは、直ちに売却物品払出通知書を発行し、出納機関に送付しなければならない。この場合、出納機関は、契約の相手方から物品受領書を徴した上、当該物品の売渡し代金の納付済を証する書類の提示(延納の特約のある場合を除く。)を求め、これを確認した後、物品を引き渡さなければならない。
(不用品の廃棄)
第31条 出納機関は、その保管している不用品のうち、前条第1項各号のいずれかに該当するものがあるときは、適宜とりまとめ、不用品廃棄処分調書を作成し、焼却又は棄却をしなければならない。
2 前項に規定する不用品廃棄処分調書は、物品払出通知書とみなす。
第7節 その他の処理
2 前項の規定により物品を修繕する場合は、出納機関又は供用者は、契約の相手方から物品預り書を徴したうえ、物品を引き渡さなければならない。
(物品の貸付け)
第33条 物品は、貸付けを目的とするものを除くほか、貸し付けてはならない。ただし、事務又は事業に支障を及ぼさないものについては、この限りでない。
2 前項ただし書の規定により貸し付ける場合の貸付けの期間は、特別の事情のない限り3月を超えることができない。
(物品の過不足の処理)
第34条 出納機関は、物品の性質によって、歩減り、はかりましその他これに類する過不足があったときは、過不足調書によりその整理をし、その旨を会計管理者及び関係の出納通知者に通知しなければならない。
(残品の処理)
第35条 出納機関は、年度末現在の保管物品については、繰越しに係る出納通知があったものとみなして、翌年度の同一の分類に繰り越して整理しなければならない。
2 事業の打切り、終了等の場合で、残品があるときは、分類換え又は所属換えをした上、効率的に供用しなければならない。
(出納手続の省略できる物品)
第36条 次に掲げる物品については、出納手続を省略することができる。
(1) 賄品及び賄材料(貯蔵物品を除く。)
(2) 式典及び会合等の催し者の現場で消費する物品
(3) 新聞及び官報
(4) 前3号のほか、会計管理者の認めるもの
(出納計算書)
第37条 出納機関は、会計管理者が指定する物品の毎会計年度間における増減及び毎会計年度末における現在高について、物品出納計算書を作成し、翌年度の5月20日までに会計管理者に送付しなければならない。
2 会計管理者は、前項の計算書に基づき、速やかに物品総計算書を作成し、区長に提出しなければならない。
第8節 材料品の特別整理
(特別整理を要する材料品)
第38条 工事に使用する材料品で、その費用の清算上特別の整理を必要とするものについては、他の節に定めるもののほか、この節の規定により整理しなければならない。
2 この節の規定は、製造又は修繕等に使用する材料品で、その費用の清算上特別の整理を必要とするものについて準用する。
(価格表示、分類の特例)
第39条 材料品は、受入価格を付して予算科目及び工事別に分類して整理しなければならない。ただし、受入価格が不明のものについては、買入見込価格によって整理しなければならない。
(材料品の供用)
第40条 供用者が材料品を共用に付するときは、使用者から使用伝票を徴さなければならない。
(供用者の帳簿)
第41条 供用者は、材料品受払簿を備え、材料品の受払いを整理しなければならない。
(材料品の供用実績の報告)
第42条 供用者は、材料品の供用実績について、毎月工事別材料品受払月報を作成し、翌日10日までに出納機関に提出しなければならない。ただし、工事が終了したときは、その日から10日以内に提出しなければならない。
第9節 帳簿諸表
(出納機関等の帳簿)
第43条 出納機関は、次の帳簿のうち必要なものを備えて、整理しなければならない。
(1) 備品出納簿
(2) 消耗品出納簿
(3) 材料品出納簿
(4) 動物出納簿
(5) 不用品出納簿
(6) 貸付品、寄託品整理簿
2 供用者は、貸付品整理簿を備え、貸付けを目的とする物品の貸付けに関し必要な事項を記載しなければならない。
3 帳簿は、毎年度作成しなければならない。ただし、余白の多い帳簿については、年度区分を明確にして、継続使用することができる。
(帳簿記載上の注意)
第44条 帳簿の記載は、物品受入(払出)通知書、物品配付通知書、物品過不足調書又は事故報告書等によらなければならない。
(1) 各口座の索引を付すること。
(2) 各欄の事項及び金額は、さかのぼって記入しないこと。
(3) 毎月末に月計を、2月以上にわたるときは累計を付すること。ただし、備品については、毎年度3月末に累計を付することにより、月計を付することを省略することができる。
第3章 引継ぎ、検査その他
(出納員及び供用者の事務引継ぎ)
第45条 出納員及び供用者が交代したとき、又は死亡その他の事故のあった場合の事故引継ぎ及び組織変更に伴う事務引継ぎは、会計事務規則第10章の規定の例により処理しなければならない。
(自己検査及び会計管理者の調査)
第46条 出納員及び供用者の取扱いに係る物品の出納保管、供用その他の管理事務並びに使用者の物品の使用状況については、毎年度1回以上検査をしなければならない。
(監督責任及び保管責任)
第47条 物品の出納保管その他の管理事務に関する会計管理者の出納員及び供用者に対する監督並びに供用中の物品に関する供用者の使用者に対する監督又は上記に規定する職員の物品の保管責任及び保管物品の亡失、損傷その他の事故の報告は、会計事務規則第12章の規定の例により処理しなければならない。
付則
この規則は、昭和39年4月1日から施行する。
付則(昭和40年3月25日規則第11号)
この規則は、昭和40年4月1日から施行する。
附則(昭和42年4月1日規則第7号)
この規則は、公布の日から施行する。
付則(昭和43年12月2日規則第40号)
この規則は、公布の日から施行する。
付則(昭和45年4月1日規則第18号)
この規則は、公布の日から施行する。
付則(昭和58年7月11日規則第36号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(昭和62年4月1日規則第10号)
この規則は、公布の日から施行する。
付則(昭和63年4月1日規則第20号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成2年6月1日規則第20号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成3年3月31日規則第29号)
この規則は、平成3年4月1日から施行する。
附則(平成4年3月31日規則第8号)
この規則は、平成4年4月1日から施行する。
附則(平成7年3月31日規則第22号)
この規則は、平成7年4月1日から施行する。
附則(平成9年4月1日規則第34号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成16年3月31日規則第16号)
1 この規則は、平成16年4月1日から施行する。
2 この規則の施行の日から平成16年9月30日までの間においては、改正後の第3条の2規定中「第2条第7号」とあるのは「第2条第5号」とする。
附則(平成19年3月30日規則第18号)
この規則は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年4月1日規則第22号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成21年4月1日規則第29号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成25年3月29日規則第31号抄)
(施行期日)
1 この規則は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月29日規則第23号抄)
(施行期日)
1 この規則は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月31日規則第27号抄)
(施行期日)
1 この規則は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和3年6月30日規則第42号)
1 この規則は、令和3年7月1日から施行する。
2 この規則の施行の際現にあるこの規則による改正前の様式により調製した用紙は、この規則の施行後においても当分の間、所要の修正を加え使用することができる。
附則(令和5年3月31日規則第27号)
この規則は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第49条関係)
(一部改正〔令和3年規則42号〕)
兼物品請求・受領書 第16条
供用物品引渡書 第16条
物品組替通知書 第29条
物品所属換請求書 第28条
物品返納書 第23条
物品受領書 第20条
物品所属換決定通知書 第28条
物品受入通知書 第28条
所属換物品引渡書 第28条
不用品廃棄処分調書 第31条
物品事務引継明細書 第45条
(全部改正〔令和3年規則42号〕)
(一部改正〔平成31年規則23号〕)
(全部改正〔令和3年規則42号〕)
(全部改正〔令和3年規則42号〕)
(全部改正〔令和3年規則42号〕)
(全部改正〔令和3年規則42号〕)
(全部改正〔令和3年規則42号〕)
(全部改正〔令和3年規則42号〕)
(全部改正〔令和3年規則42号〕)
(全部改正〔令和3年規則42号〕)
(全部改正〔令和3年規則42号〕)
(全部改正〔令和3年規則42号〕)
