2　総務企画課長は、文書事務が適正かつ迅速に行われるように、必要があると認めるときは、各課及び所の文書事務の処理状況等に関し、課長及び所長(以下「課長等」という。)に報告を求め、実地に調査し、又は当該事務の処理について必要な措置をとるよう求めることができる。

2　文書取扱主任には、課の庶務を担当する係(総務企画部総務企画課(以下「総務企画課」という。)にあっては文書係、管理部職員課にあっては人事係)の係長(庶務を担当する担当係長を含む。以下同じ。)をもって充て、所にあっては所長が所属職員の中から指定する者をもって充てる。

2　課長等は、必要があると認めるときは、係(担当係長を含む。)ごとにファイル責任者の補助者(以下「ファイル担当者」という。)を置くことができる。

2　前条第1項ただし書の規定により、ファイル責任者を置かない場合における所のファイル責任者の職務は、文書取扱主任が行う。

2　各種申請書、届書その他相当の件数の文書を定例的に処理するときその他特別な理由があるときは、当該文書を主管する課長等(以下「主管課長等」という。)は、受付簿等を用いることができる。

3　主管課長等は、前項の規定により受付簿等を使用する場合においては、記載すべき事項をパソコンに入力し、記録する方式によりこれを調製することができる。

4　主管課長等は、前項の規定により記録した内容について、定期的にその写しを作成する等必要な措置を講ずるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、前条第2項の規定により受付簿等を使用する場合の文書の記号は、原則として前項に規定する記号に当該事業を表示する1字を加えたものとする。

3　文書の記号を新たに設けるときは、総務企画課長に協議しなければならない。

4　文書の番号は、課等別に設け、一連番号とし、毎年4月1日より付け始め、翌年の3月31日に止める。ただし、暦年によるものにあっては、毎年1月1日より付け始め、12月31日に止める。

5　第1項及び前項の規定にかかわらず、同一の事案で数回にわたり起案を重ねるものは、当該事案が終了するまで同一の文書の記号及び番号を用い、その回数に伴い枝番号を付けて処理することができ、また、帳簿、申請書等同種の事業を常例により取り扱う文書は、同じ番号に枝番号を付けて処理することができる。

6　第1項及び第4項の規定にかかわらず、照会文書に回答するために他の課、他の団体等に更に照会する場合における当該照会に係る収受文書については、その事案の発端となった文書の記号及びその番号の枝番号を用いることができる。

2　前項の規定にかかわらず、主管課長等は、特別の事情があると認めるときは、フロッピーディスク、光ディスク等の媒体により電磁的記録を受領することができる。

3　通信端末への着信の確認は、定時に行うものとする。

2　第11条第2項の規定により受付簿等を用いて文書を処理する場合は、前項第1号の規定にかかわらず別記第8号様式の収受印を用いる。

2　ファクシミリへの着信の確認は、定時に行うものとする。

2　起案文書は、回付等に必要な余裕をおいて起案し、荒川区事案決定規程(昭和58年荒川区訓令甲第5号)第2条に規定する審議、審査、協議その他の事案の決定に対する必要な関与が行われる機会を失わないように努めなければならない。

3　文書取扱主任は、文書の処理に関し、主管係長等又は事務担当者と密接な連絡を取り、その処理状況を把握するよう努めなければならない。

2　前項本文の規定にかかわらず、軽易な事案又は定例的に取り扱う事案に係る起案については、付せん(別記第10号様式)又は特例の起案帳票を用いて処理することができる。ただし、特例の起案帳票を用いる場合にあっては、あらかじめ総務企画課長の承認を得るものとする。

2　起案文書には、起案の理由、経過及び決定案を入力し、又は記載し、経費を伴うものであるときはその費用の額及び支出科目等を明記するとともに、参考資料等についても添付しなければならない。

3　起案文書には、文書の番号、決定区分、保存年限個別フォルダー名及びコード番号、決定関与者職名、起案年月日、情報公開第一次判断等必要事項をそれぞれの欄に入力し、又は記載しなければならない。ただし、この方法によることが適当でないと総務企画課長が認める場合はこの限りでない。

4　起案用紙(前条第2項の規定により付せん又は特例帳票を使用する場合を含む。第25条第2項及び第28条において同じ。)に記載した文書を訂正しようとするときは、原文を明示して、訂正字句及びその前後の連絡を明らかにし、訂正者の認印を押さなければならない。

2　収受文書に基づき起案する場合の起案文書の記号及び番号は、当該収受文書に付した記号及び番号を用いる。

2　前項の規定にかかわらず、起案文書の回付は、起案用紙の回付を受けた者が次の回付先に責任をもって回付することにより行うことができる。ただし、特に緊急を要する文書、機密文書その他重要な起案文書は、内容を説明できる職員が持ち回りすることができる。

3　起案文書の回付の順序は、原則として次のとおりとする。

2　前項の規定にかかわらず、決定関与者は、公文規程上の間違い等軽微な修正にとどまるものは、起案の趣旨を変えることなく修正して回付する。

2　決定書ばさみの表面には、決定区分を表示しておかなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、対内文書又は軽易な若しくは特に理由のある対外文書については公印を省略することができる。この場合において、当該施行文書及び起案文書には、「公印省略」等の表示をするものとする。

3　施行文書に公印を押すときは、公印取扱者等の確認を受けなければならない。

2　電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。

2　秘密の取扱いを要する文書を発送する場合には、当該文書を封筒に入れて密封し、その旨を表示して発送しなければならない。

2　文書は、必要なときに直ちに取り出せるように所定の用具を用い、第34条の規定により定められたファイル基準表のとおりに分類整理し、保管しておかなければならない。

3　文書の保管は、主管課等を単位として行う。

4　本庁舎内の課等において発生した保存文書(文書管理システムにおいて電磁的記録として保存するものを除く。)を主管する課長(以下「本庁課長」という。)は、当該保存文書を総務企画課長に引き継がなければならない。

5　前項の規定により引き継いだ保存文書については、必要なときに直ちに取り出せるよう、本庁舎地下1階の保存文書倉庫(以下「保存文書倉庫」という。)において分類整理し、必要な年限まで保存しておかなければならない。

6　本庁舎外の課等において発生した保存文書(文書管理システムにおいて電磁的記録として保存するものを除く。)を主管する課長等(以下「本庁外課長等」という。)は、当該保存文書を総務企画課長に引き継がず、当該課等の文書倉庫等に分類整理し、必要な年限まで保存するものとする。

2　すべての職員は、文書整理の日においては、執務室内の刊行物その他資料等及びキャビネット、棚等の中の保管文書を整理し、不要のものについては廃棄しなければならない。

2　ファイル責任者又はファイル担当者(以下「ファィル責任者等」という。)は、翌年度分のファイル基準表を毎年度末までに作成するものとする。

3　ファイル責任者等が前項のファイル基準表を作成したときは、その写しを総務企画課長に提出しなければならない。

2　前項の規定により長期保存文書リストを総務企画課長に提出する時期は、別に定める。

2　前項の規定にかかわらず、A4四段キャビネットに収納することが不適当と総務企画課長が認める文書については、B4四段キャビネット、保管庫等適当な用具を使用することができる。

3　キャビネットの増減は、文書の収納状況を調査のうえ、総務企画課長が決定する。

2　前項の規定によりラベルの配布を受けた課等のファイル責任者等は、ラベルに必要な事項を印字し、当該ラベルを個別フォルダー、第1ガイド及び第2ガイドの所定の位置に貼り付け、ファイル基準表の分類に従いキャビネット内に立てるものとする。

2　事務担当者は、懸案文書以外の文書をファイル基準表に定める分類項目に従って仕分分類し、個別フォルダーに入れてキャビネットに収納し、保管しておくものとする。

3　当該年度に作成し、若しくは取得した文書又は当該年度で完結した起案文書等は、原則として、キャビネットの上2段に、前年度に完結した文書は下2段に収納するものとする。

4　キャビネット上2段の保管文書は、原則として、年度末にキャビネット下2段にすべて移し換えるものとする。

5　キャビネット下2段に移し換えた文書のうち翌年度継続使用文書については、キャビネット上2段に戻して、現年度発生文書として引き続き使用することができる。

6　ファイル責任者等は、前項の規定により文書を上2段に戻した場合は、前年度ファイル基準表の個別フォルダー名の頭に、その全部を戻したときは「○」、その一部を戻したときは「△」と表示しなければならない。

7　課長等は、大量に発生する文書又は資料等として特に長期にわたって利用度の高い文書で、キャビネットに収納するのが不適当と認めるときは、総務企画課長の承認を得て、執務室内の書棚等又は文書保管倉庫においてキャビネット以外の保管用具で保管することができる。

2　第36条第2項の規定によりキャビネット以外の用具を使用する場合の文書の置換え等については、前項に定める方法に準じて行うものとする。

3　本庁舎内で発生した文書を総務企画課長に引き継ぐ場合は、本庁課長は、当該保存文書を個別フォルダーごと保存年限別の文書保存箱に収納し、文書保存箱引継番号票を添えて引き継ぐものとする。ただし、長期保存文書については、当該保存文書を個別フォルダーから抜き出し、保存年限別にファイルボックス又は文書保存箱に収納し、長期保存文書引継票を添えて引き継ぐものとする。

4　本庁課長は、保存文書で引継ぎのできないものについては、当該文書名及び引継ぎのできない理由等を明らかにし、総務企画課長の承認を受けなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、法令(条例及び規則を含む。)に保存年限が定められている文書については、当該保存年限による。

3　文書の保存年限の設定基準は、別に定める。

2　前項の規定にかかわらず、会計年度末に作成し、完結した起案文書で翌年度の会計事務に係るものの保存年限は、当該文書の完結した日の属する会計年度の翌々年度の初めから起算する。

3　第1項の規定にかかわらず、翌年度継続使用文書の保存年限は、その継続して使用する期間が終了する日の属する年度の翌年度の初めから起算する。

2　番号票の写しの送付を受けた本庁課長は、速やかに当該番号票により整理番号をファイル基準表に転記(保存年限10年未満の文書に限る。)をするものとする。

3　本庁外課長等は、発生した保存文書を毎年4月初めに個別フォルダーごとに、原則として保存年限別の文書保存箱に収納し保存するものとする。ただし、長期保存文書については、当該長期保存文書を個別フォルダーから1件別に抜き出し、原則として保存年限別にファイルボックス又は文書保存箱に収納しておくものとする。

4　前項の規定により保存文書を文書保存箱に収納したときは、本庁外課長等は、文書保存箱に整理番号を付し、速やかにその整理番号をファイル基準表に記入(保存年限10年未満の保存文書に限る。)をするものとする。

2　長期保存文書の文書件名、保存位置等の検索は、前項の長期保存文書検索目録により行う。

2　前項の規定により貸出しを受けた者は、利用後速やかに当該文書を元の位置に返却するものとする。

2　前項の規定による文書の廃棄は、焼却、溶解、裁断、消去その他適当な方法で行うものとし、その時期は会計年度末、文書整理の日、その他課長等が適宜定めるものとする。

2　第32条第6項の規定により当該課等の文書倉庫等に保存する保存年限2年以上の保存文書で保存年限の到達したものは、本庁外課長等が廃棄の適否を決定し、その旨をファイル基準表の所定欄に記入の上、廃棄するものとする。

3　保存年限2年以上の保存文書の廃棄の方法及び時期は、前条第2項の規定を準用する。

1　この訓令は、平成元年4月1日から施行する。

2　文書管理の特例に関する規程(昭和42年荒川区訓令甲第3号)は、廃棄する。

3　平成24年4月1日から平成26年3月31日までの間、荒川区組織条例第1条に規定する防災都市づくり部における第8条に規定する文書取扱主任の職務については、同条の規定にかかわらず、荒川区組織規則第7条に規定する都市計画課(以下「都市計画課」という。)の文書取扱主任にあっては都市計画課、同条に規定する防災街づくり推進課及び建築指導課に係る部並びに都市計画課の、同条に規定する施設管理課(以下「施設管理課」という。)の文書取扱主任にあっては施設管理課、同条に規定する交通対策課及び道路公園課に係る部並びに施設管理課の第8条各号に掲げる事務を処理することとする。

この訓令は、平成4年4月1日から施行する。

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。(後略)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。