(目的)

第1条　この要領は、荒川区印鑑条例(昭和50年荒川区条例第27号。以下「条例」という。)及び荒川区印鑑条例施行規則(昭和50年荒川区規則第54号。以下「規則」という。)に規定する事務の取扱いを定めることにより、確実かつ円滑な事務処理に資することを目的とする。

(定義)

第2条　この要領で使用する用語の意義は、条例及び規則で使用する用語の例による。

(登録資格を有する者)

第3条　荒川区で印鑑登録ができる者は、条例第3条に規定するとおりとする。

(印鑑登録できない者)

第4条　条例第3条第2項に規定する者のほか、印鑑登録をすることができない者は、次のとおりとする。

(印鑑登録の申請)

第5条　条例第4条に規定する印鑑登録の申請は、登録申請者又はその代理人が戸籍住民課又は区民事務所(以下「区民事務所等」という。)に自ら出頭して行うものとし、郵送その他の方法により申請することはできない。

(代理人による申請等)

第6条　印鑑登録の事務に従事する職員は、代理人が条例第4条又は条例第16条の規定による申請又は届出を行う場合において、印鑑登録者の住所又は氏名等が不明なときは、当該代理人に不明な事項を教示してはならない。

(転出予定日を経過していない者の登録申請)

第7条　区長は、住基法第24条に規定する転出届をした者が転出予定日の前に登録申請をしようとするときは、当該日の前日まで申請を受理することができる。

(転出予定日を経過した者の登録申請)

第8条　区長は、前条第1項の届出をした者が転出予定日以後に印鑑の登録申請をしたときは、当該申請者が引き続き荒川区に居住している事実を確認し、住民記録の回復の手続を完了した後に当該申請を受理するものとする。

(自分で書くことができない者の印鑑登録等)

第9条　印鑑登録の事務に従事する職員は、目が不自由な者又は筆記機能障害等で自分で書くことができない者が、印鑑登録等の申請に自ら出頭したときは、その者の申出により、当該申請書等を代筆することができる。

(自分で書くことができない者が代理人に委任した印鑑登録等)

第10条　目が不自由な者又は筆記機能障害等で自分で書くことができない者が代理人をもって印鑑登録その他の申請をするときは、自ら指定する者に委任の旨を証する印鑑と拇印を押捺するものとする。

(本人確認)

第11条　条例第5条第2項(第4項の規定により準用する場合を含む。)に規定する本人確認(以下「本人確認」という。)は、原則として住民記録の住所へ親展及び転送不要で照会書を郵送し、その回答書及び次項に規定する書類を持参させることにより行うものとする。

第12条　条例第5条第3項第1号の官公署とは、次のものをいう。

(本人の意思確認)

第13条　区長は、登録申請者の印鑑登録をする意思が確認できない等、印鑑登録の申請が本人の意思に基づくものであるか不明なときは、印鑑登録をすることができない。

(保証書に添付する印鑑登録証明書)

第14条　条例第5条第3項第2号に規定する保証書に添付する印鑑登録証明書は、東京都の区市町村が発行したもので発行後3箇月以内のものとする。

(印鑑登録の制限)

第15条　印鑑登録ができる印鑑及び印鑑登録ができない印鑑の基準は、別表第2のとおりとする。

(印鑑登録が不適当な印鑑)

第16条　次に掲げる印鑑は、登録が不適当なものとし、原則として印鑑登録をしないものとする。

(印鑑登録原票の考え方)

第17条　条例第8条の印鑑登録原票は、印影と印影以外の事項に分け、それぞれ別葉のものを調製し、印影については可視台帳を、印影以外の事項については荒川区住民情報記録システム及び荒川区印鑑システムの磁気ディスクを印影登録原票とする。

(印鑑登録原票登録事項の職権修正)

第18条　区長は、住民基本台帳に記録された事項のうち、条例第8条第1項第3号から第6号までの事項を修正するときは、条例第12条に規定する印鑑登録原票登録事項を職権で修正する。

(印鑑登録原票等の保管)

第19条　条例第8条の印鑑登録原票、規則第14条の印鑑登録原票の副本及び規則で定める申請書等は、印鑑登録を申請した区民事務所又は印鑑登録証を交付した区民事務所等において保管するものとする。

(印鑑登録原票の改製)

第20条　規則第13条に規定する印影その他の事項が不鮮明になったときとは、照合が困難となる程度に印影が不鮮明となったときをいう。

(印鑑登録の番号)

第21条　印鑑登録の番号は、上2桁を区民事務所等番号、下6桁を登録番号とし、区民事務所等ごとに一連番号をつけるものとする。

(印鑑登録証の交付時期)

第22条　条例第9条の印鑑登録証は、印鑑登録をしたときに交付する。

(印鑑登録証の型式)

第23条　印鑑登録証の型式は、クレジットカード・エンボス方式で4色版とする。

(印鑑登録証の受領)

第24条　区長は、条例第9条若しくは規則第8条の規定により印鑑登録証を交付するときは、登録申請者、印鑑登録者又はその代理人に対して受領印又は署名を求めるものとする。

(印鑑登録の抹消の取扱い)

第25条　印鑑登録の抹消日の取扱いは、別表第4のとおりとする。

(印鑑登録証の回収)

第26条　条例第10条の規定による引替交付又は条例第14条第1項の規定による印鑑登録の廃止により登録が抹消された印鑑登録証(住基カード兼印鑑登録証を含む。以下同じ。)は回収するものとし、その他の事由により印鑑登録が抹消された印鑑登録証についても、回収に努めるものとする。

(印鑑登録回復の取扱い)

第27条　区長は、第三者による虚偽の申請又は届出により印鑑登録が抹消された場合は、これを回復する。

第28条　住民記録の消除に伴い抹消された印鑑登録は、住民記録が回復した場合に回復する。

(印鑑登録証の亡失届)

第29条　印鑑登録者又はその代理人は、条例第11条の印鑑登録証亡失届を提出するときは、区民事務所等へ直接出頭しなければならない。

(登録番号が判読できない印鑑登録証)

第30条　印鑑登録証の印鑑登録番号が判読できなくなったときは、印鑑登録証の亡失の取扱いとする。

(印鑑登録の職権抹消)

第31条　印鑑登録を職権で抹消する場合は、次のとおりとする。

(印鑑登録の抹消通知)

第32条　区長は、条例第15条第5号の規定により印鑑登録の抹消を行ったときは、印鑑登録者にその旨を通知する。

(印鑑登録証明書の交付申請)

第33条　条例第18条第1項に規定する印鑑登録証明書(以下「印鑑証明書」という。)の申請は、印鑑登録者又はその代理人が区民事務所等に出頭し、印鑑証明書の交付申請書に印鑑登録証を添えて行うものとする。

(転出予定者の印鑑証明書)

第34条　転出予定者は、印鑑証明書の交付を転出予定日の前日まで申請をすることができる。

(印鑑登録証回収後の印鑑証明書)

第35条　区長は、第26条の規定により印鑑登録証を回収したときは、印鑑証明書の交付申請に応じない。

(印鑑登録抹消と証明書)

第36条　印鑑登録抹消事由の発生日から印鑑登録抹消日までの間に交付された印鑑証明書の取扱いは、次のとおりとする。

(本人からの印鑑登録証亡失の申出)

第37条　区長は、印鑑登録者から口頭で印鑑登録証の亡失の申出があったときは、申出日の翌日1日間を限度として、印鑑証明書の発行停止の措置を行うとともに、この間に印鑑登録証の亡失届を行うように指導するものとする。

(代理人からの印鑑登録証亡失の申出)

第38条　区長は、印鑑登録者の代理人から口頭で印鑑登録証の亡失の申出があったときは、印鑑証明書の発行停止の措置は行わず、印鑑登録者から直接連絡するように代理人に対して指導するものとする。

(印鑑証明書の交付申請書の不受理)

第39条　区長は、印鑑証明書の交付申請書が次の各号のいずれかに該当するときは、受理しないものとする。

(閲覧の禁止)

第40条　印鑑登録事務に関する書類は、閲覧に供しない。

(閲覧の禁止の特例)

第41条　前条の規定にかかわらず、区長は、閲覧申請者が印鑑を登録した本人であることが確認でき、かつ、閲覧の必要について相当の理由があると認めるときは、閲覧を認めることができる。ただし、登録された印影及び登録番号については、この限りでない。

第42条　区長は、刑事訴訟法(昭和23年法律第131号)又は民事訴訟法(平成8年法律第109号)の規定に基づき、司法機関から公文書により印鑑登録事務に関する書類の調査又は提出等を求められたときは、調査又は提出等の可否を判断するものとする。

(弁護士会等からの照会)

第43条　区長は、弁護士会、司法書士会、弁理士会等から印鑑登録事務に関する書類の内容照会があったときは、これに応じない。

(印鑑登録及び証明事務の報告)

第44条　区民事務所長は、印鑑登録証交付枚数、印鑑証明書の交付件数及び印鑑証明書の交付枚数等の前月分実績を別に定める住民基本台帳事務月報により、毎月5日までに戸籍住民課長に報告するものとする。