1　荒川区公文規程の適用対象

荒川区公文規程(以下「公文規程」という。)の適用対象となるのは、区長の補助執行部局において用いられる公文すべてである。

(注1)　公文はすべて日本語を用いて作成されるべきものである。公文規程は、この前提に立つて制定されている。

(注2)　公文は、公文書の作成に用いる文の意義であり、公文書作成に用いる用紙、表記手段等に関する事項を含んでいない。

(注3)　公文中に引用する文には、引用という事柄の性質上公文規程に定める漢字、送り仮名、仮名づかいについての制限規定は適用がない。

2　公文書作成に用いる用紙、公文の表記手段等

公文規程は、その性質上公文に関する事項以外の事項については規定していないが、公文書(帳票類を除く。)作成に用いる用紙、表記手段等については、次に定めるところによる。

(1)　用紙

原則としてA4判の大きさの紙を縦長に用いる。

(2)　表記手段

原則として、黒色、赤色若しくは青色のインクを用いてのペン若しくはボールペンによる手書き、ワードプロセッサー等による印字、印刷又は複写とする。

(注)　ただし、長期間利用保存される公文書の作成には赤色インクのボールペンは用いない。

(3)　文書のとじ方

文書は、左とじとする。ただし、縦書文書のみをとじるときは右とじとする。

(注)　縦書文書と横書文書を一つにとじる場合の縦書文書は、左側に余白のあるものにあつては左側をとじ、左側に余白のないものにあつては裏がえしてとじることとなる。

3　公文書に関する他の規程

公文書に関する規程の主たるものとしては、公文規程以外に次のものがある。公文書作成については、公文規程のほかこれらの規程に従うこと。

(1)　荒川区文書管理規程(平成元年荒川区訓令甲第1号)

次の事項を定めている。

ア　文書の記号及び番号の記入(第12条)

イ　起案の手続及び起案の様式(第19条)

ウ　文書の発信者名(第20条及び第21条)

エ　事務担当者の表示(第22条)

オ　公印の押印等(第30条)

(2)　荒川区公印規則(昭和55年荒川区規則第52号)

公印印影の印刷について定めている。(第13条)

(3)　荒川区会計事務規則(昭和39年荒川区規則第6号)

次の事項を定めている。

ア　支出命令書等の首標金額の表示に用いる数字等(第13条)

イ　支出命令書等の金額、数量等の訂正方法(第14条)

(4)　荒川区契約事務規則(昭和39年荒川区規則第8号)

契約担当者に契約締結請求する際、作成すべき文書の種別について定めている。(第85条及び第88条)

(5)　荒川区物品管理規則(昭和39年荒川区規則第10号)

物品の管理に関する帳簿及び証拠書類の記載事項の訂正方法について定めている。(第7条)

(6)　荒川区工事施行規程(昭和47年荒川区訓令甲第1号)

次の事項を定めている。

ア　起工及び工事設計に係る起案文書の構成要素(第8条、第11条及び第12条)

イ　起工に係る東京都工事施行規程(昭和46年東京都訓令甲第15号)附属様式の準用(第37条)

第2　公文の種類(第2条関係)

公文書は、その性質、使用目的等に応じ、公文規程第2条各号に掲げられた種類の公文のいずれかを用いて作成すること。

(注)　公文の種類の分類基準としては、その公文を用いて作成される公文書の性質による場合等が考えられるが、公文規程においては現在ひんぱんに用いられている公文の形質を分類基準として公文の種類を定めている。なお、公文の種類としては、辞令文、起案文等を独立の公文の種類として取り扱うことも考えられるが、これらについては特に形質を定める実益に乏しいこと、特定の形質を定め得ないこと等により、公文規程においては「不定形文」として分類している。

第3　公文の文体、用語等(第3条関係)

1　公文の作成の基本方針

(1)　努めて平易な言葉、無理のない言いまわしを用いる。

(2)　誤解を生ずるおそれのない言葉、ゆきとどいた言いまわしを用いる。

(3)　努めて簡潔な言いまわしを用いる。

2　公文の文体、表現等

(1)　文体

公文の文体は、原則として「である」体を用いる。ただし、伺、願、届、申請、照会、報告、通知等の類は、なるべく「です・ます」体を用いる。

(2)　構成、表現等

ア　文語脈の表現はなるべくやめて、平明なものとする。

イ　文章はなるべくくぎつて短くし、接続詞や接続助詞などを用いて文章を長くすることをさける。

ウ　文の飾り、あいまいな言葉、まわりくどい表現は、できるだけやめて、簡潔で論理的な文章とする。

エ　内容に応じ、なるべく箇条書きの方法を取り入れ、一読して理解しやすい文章とする。

オ　文章には、濁点及び半濁点を必ず用いる。

(3)　文法

公文の文法は、義務教育課程において用いられる共通語(いわゆる標準語)についての文法に従う。

3　用語

(1)　用語についての基本的留意事項

ア　特殊な言葉を用いたり、かたくるしい言葉を用いることをやめて、日常一般に使われている易しい言葉を用いる。

(例)

思料する→考える・思う

懇請する→お願いする

割愛する→省略する

即応した→かなつた

イ　使い方の古い言葉を使わず、日常使いなれている言葉を用いる。

(例)

彩紋→模様・色模様

けだし→まさしく・考えてみると

ウ　言いにくい言葉を使わず、口調のよい言葉を用いる。

(例)

遵守する→守る

しゆんじゆんする→ためらう

エ　音読する言葉はなるべくさけ、耳で聞いて意味のすぐわかる言葉を用いる。

(例)

×

橋梁→橋

××

塵埃→ほこり

×

充填する→うめる・つめる

陳述する→のべる

堅持する→かたく守る

(注)　×印は、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)にない漢字であることを示す(以下カにおいて同じ。)。

オ　音読する言葉で、意味の二様にとれるものは、なるべくさける。

(例)

協調する(強調する)→歩調をあわせる

カ　「常用漢字表」にない漢字を用いて初めて意味のわかる言葉を仮名で置き替えることはなるべくさけ、別の同意義の言葉を用いる。

(例)

×

欺罔→だます(「ぎもう」と書かない。)

キ　公文全体を通じて統一ある表現となるような難易・正俗のむらのない用語を用いる。

(2)　特定の用語使用についての留意事項

ア　本来は文語体の用語であるが公文に使用して支障のない用語

(ア)　「あり」「なし」「同じ」

簡単な注記や表の中などでは用いてよい。

(例)

所有の有無　あり

障害発生の見込み　なし

右に同じ

(イ)　「たる」

「たる」の形のみを用い、「たり」「たれ」等の形はどんな場合にも用いない。

(例)

荒川区の代表者たる区長

調査権の発動たる説明要求

(ウ)　「べき」

「べき」の形のみを用い、「べし」「べく」等の形はどんな場合にも用いない。

(例)

提出すべき報告書

生きるべき道

イ　使用方法のまぎらわしい助詞

(ア)　「と」

並列を表す意味に用いるときは、なるべく最終の語句のあとにもつける。

(例)

東京と大阪との間

赤と青と黒とを用いる

(イ)　「から」

時及び所について起点を示すときは、この語を用い、「より」を用いない。

(例)

3時から始める

部長から説明があつた

(ウ)　「の」

主語を示す場合に用いてよい。

(例)

条例の定めるところによる

用法の一定しない場合

(エ)　「ば」

「ならば」の「ば」は略さないで用いる。

(例)

文書が到着したならば、直ちに回覧する。

(オ)　「な」

「な」の形のみ用い、「なる」の形は用いない。ただし、「いかなる」は用いてよい。

(例)

重要な書類

平等な取扱い

ウ　使用方法のまぎらわしい助動詞

(ア)　「う」「よう」

「う」「よう」は意志を表す場合にのみ用いる。ただし、「であろう(でありましょう、でしょう)」と用いる場合は推量を表す意味で用いてよい。

(例)

回答するであろう(推量)「回答しよう」(推量は用いない。)

(イ)　「ます」

「ます」の形のみを用い、「まする」「ますれば」「ませ(まし)」の形は用いない。

(例)

ありますが

ありますけれど

(ウ)　「ぬ」

「ん」「ず」の形のみ用い、「ぬ」「ね」の形は用いない。

(例)

知りません

知らずに犯した罪

(エ)　「まい」

打ち消しの推量を表す場合にも意志を表す場合にも用いない。

(オ)　「だ」

「だ」「だろう」「だつた」の形は用いないで「である」「であろう」「であつた」の形を用いる。

(3)　法令用語の用法と意義についての留意事項

法律、条例、規則、要綱等において使用される法令用語の代表的なものを次に掲げる。

ア　述語の用法

(ア)　「するものとする」

「しなければならない」という義務づけの意味に用いる場合と、一種の含みを持たせて原則や方針を示す気持ちの強い場合とに用いる。

(イ)　「とする」「である」

「とする」は、創設的な意味を表すときに用いる。

「である」は、単なる事実の説明に用いる。

(ウ)　「例とする」

通常そのようにすべきであるという意味で、特別の理由があればその例外が認められるような場合に用いる。

(エ)　「例による」

「準用する」とほぼ同意義であるが、異なる点は、「準用する」の場合にはそこに示された規定のみが準用されるのに対し、「例による」の場合には、当該規程及びこれに基づく取扱方法等を含めて包括的に、その場合に当てはめるという意味をもつている。

(オ)　「なお従前の例による」

条例、規則等の改廃のとき、その改廃される部分は形式的には失効するが、その規定の実体は新しい条例等に取り入れられて存続するという意味である。「なお効力を有する」というのと実質的には同じで、経過規定とし多く用いる。

(カ)　「この限りでない」

ただし書の規定で、本文に対して除外例を示すときに用いる。「…してはならない。ただし、…の場合はこの限りでない。」というのがこの例で、これこれの場合には本文の禁止規定を適用しないという意味である。この言葉の使用上注意すべき点は、本文のうちこの限りでないとされた部分を消極的に否定しているだけで、積極的に別のことをそこに取り入れるまでの意味を持つものではないことである。

(キ)　「改正する」「改める」

「改正する」は、条例、規則等の改正全体をとらえていう場合に用いる。

「改める」は、条例、規則等の改正中、各部分についていう場合に用いる。

(ク)　「推定する」「みなす」

「推定する」というのは、当事者間に取り決めのない場合、あるいは反対の証拠が挙がらない場合、ある事実について一応こうであろうという判断を下すことである。

「みなす」は、本来異なるものを他のものと同一に取り扱う場合に用いる。この場合において、いかに両者が同一でないという証拠が挙がつても、みなされた範囲内における効果には変わりがないのである。

(ケ)　「準用する」「適用する」

「準用する」というのは、ある事項に関する規定をそれと本質が異なる他の事項について、必要な修正を加えて当てはめる場合に用いる。

「適用する」は、本質が同じ事項について、読替えその他の修正を必要としないで当てはめる場合に用いる。

(コ)　「科する」「課する」

刑罰、民事罰(過料)又は団体規律的罰をある人にかけることを表わす場合に、「科する」を用いる。

「課する」は、区が住民に対し、公権力をもつて租税その他の金銭、夫役又は現品を賦課し、徴収することをいう。

イ　接続詞の用法

(ア)　「及び」「並びに」

名詞や動詞などを二つ並べて書くときには、必ず「及び」を用い、三つ以上であつても同一種類のものを同一の比重をもつて書くときには、最後の二つだけを「及び」で結び、その他は読点「、」でつなぐ。なお、最後の語句に「等」「その他(の)」の語句が付いている場合には、すべての語句を読点で結び、「及び」は用いない。

三つ以上並べられた語句に段階があるときは、大きいほうの連結には「並びに」を用い、小さい方の連結には「及び」を用いる。

なお、段階が三つ以上であるときは、「並びに」を重複して用いる。

(イ)　「又は」「若しくは」

二つの語句のうちそのいずれか一つを選ぶときには、必ず「又は」を用いる。三つ以上あつても段階がないときは、最後の二つだけを「又は」で結び、その他は読点でつなぐ。

三つ以上並べられた語句に段階があるときは、大きいほうの連結には「又は」を用い、小さいほうの連結には「若しくは」を用いる。

なお、段階が三つ以上であるときは、「若しくは」を重複して用い、「又は」は、一番大きい連結にだけ1回用いる。

(ウ)　「又は」「及び」

「又は」と「及び」の両方の意味を与えようとする場合には、「又は」を用いる。

甲も乙も、丙のことをしてはならない、という場合で、甲と乙とを抽象的、包括的にとらえようとする場合には、「甲及び乙は、丙のことをしてはならない」というように用いる。

(エ)　「かつ」

「及び」「並びに」に相当する接続詞であるが、連結される語が互いに密接不可分であり、両語を一体として意味が完全に表されるような場合に、その時に語感によつて用いる。

(オ)　「あるいは」

普通文では「又は」「若しくは」と同じ意味の接続詞として、別段それらと区別することなしに用いられる。しかし、例規文では特にそれらと意味上の差別をして用いる必要がないので、原則として用いない。

(カ)　「この場合において」「この場合」

ともに主文章の趣旨を補足的に説明し、又はこれと密接な関係をもつ内容の事項を、行を改めないで続けて規定する場合に用いる。

なお、後段として同一項中に付記するには文書が長すぎるような場合には、行を改めて「前項の場合において」と別項にする。

(キ)　「ただし」

一つの条、項又は号の中で、主文章のあとに続く後段の規定「ただし」という字句ではじまつている規定を「ただし書」という。

「ただし書」は、主文章の意味の除外又は例外的意味での付加的条件若しくは解釈上の注意規定を表わすもので、行を改めないで用いる。

ウ　その他の用法

(ア)　「者」「物」「もの」

法律上の人格を持つている者であれば、自然人、法人、単数、複数の区別なく、すべて「者」を用いる。

人格のない有体物で、現実に権利義務の客体となるものはすべて「物」を用いる。

「者」又は「物」で表わすことができない抽象的なもの及び人格のない社団、財団等を表わす場合には、「もの」を用いる。

なお、「もの」は、ある特定の「者」又は「物」を、限定的に説明するときにも用いる。

(イ)　「時」「とき」「場合」

「時」は、ある時点を瞬間的にとらえて表現する場合に用い、「とき」は、不特定のときを表わす。

「場合」は仮定的条件を示す語として用いる。

「とき」と「場合」とを同時に用いて条件を表わす場合には、大きい方の条件には「場合」を、小さい方の条件には、「とき」を用いる。

(ウ)　「以上」「以下」「以前」「以後」「以降」「以内」「以外」「未満」「超える」「満たない」

数量的又は時間的比較をする場合に、「以」をもつて表示された数位は、それぞれの基本点となり含まれる。すなわち、「100円以上」「100円以下」というときには、100円が含まれる。「以前」「以後」「以降」もこの例に準ずる。ただし、「以後」と「以降」の意義は、全く同一なので、原則として「以後」を用いる。

「以内」は、期間、広さその他の数量の一定限度を表わす。「以外」は、ある対象のうち、掲げたものを除いた残りのものを表わす場合に用いる。

「未満」「満たない」「超える」は、ともに数量的又は時間的限度を表わし、ともに基本的数量が含まれない。

(エ)　「…から…まで」

連続した章、条、項、号等を、その連続した形において引用する場合に用いる。「乃至」は用いない。

(オ)　「から」「より」

「から」は、起点を表わす場合に用いる。

「より」は、準拠又は手段を表わす場合に用いる。

(カ)　「削る」「削除」

条例等の一部を改正する場合に、改められる部分の規定を跡形もなく消すときには「削る」を用いる。

これに反して、改められる決定の内容のみを消してその条、項、号を残す場合には、「第・条　削除」「3　削除」というように「削除」を用いる。

(キ)　「その他」「その他の」

「その他」は、前に表示される用語と後に表示される用語との間に並列的関係がある場合に用いる。

(例)

賃金その他これに準ずる収入

「その他の」は、前に表示される用語の意味が、後に表示される用語の一部として包含されることを示す、つまり例示として示す場合に用いる。

(例)

委員会の書記長、書記その他の職員

(ク)　「直ちに」「速やかに」「遅滞なく」

これらの三つの言葉は、いずれもある行為又は事実と、その後に続く行為との時間的近接性を表すものである。しかし、その近接の度合いにより、次のように分けられる。

「直ちに」は、一切の遅延が許されない場合に用いる。

「速やかに」は、「直ちに」よりは急迫の程度が低い場合で、訓示的意味を持つものとして用いる。

「遅滞なく」は、正当又は合理的な理由による遅延が許される場合に用いる。

4　用字

(1)　漢字

第4の1、2及び3の項による。

(2)　仮名

外来語又は外国(漢字が国語の表記に用いられている国を除く。)の地名・人名は片仮名で書く。ただし、「かるた」「たばこ」などのような外来語の意識のうすくなつているものは、平仮名で書く。

(3)　数字

ア　縦書きの場合には、一、二、三、十、百(特に必要がある場合には、壱、弐、参、拾)等の漢字を用いる。ただし、条文形式をとる公文中で条文の項を表す場合等は、アラビア数字を用いる。

イ　横書きの場合には、アラビア数字を用いる。ただし、次の場合には、漢数字を用いる。

(ア)　固有名詞を表す場合

(例)

町屋二丁目

五島列島

(イ)　概数を表わす場合

(例)

数十日

四五日

(ウ)　数量的意味のうすい語を表わす場合

(例)

一般

一部分

四分五裂

(エ)　けたの大きい数を表わす場合

(例)

1,900億

120万

(オ)　慣習的な言葉を表わす場合

(例)

一休み

二言目

四つ

五つ

(4)　外国文字

公文には特に必要のある場合を除き、原則として外国文字は用いない。

5　符号

(1)　通常用いる符号

公文に通常用いる符号は、次のとおりとする。

ア　「、」(点)

文の読点として用いる。

なお、「、」は、縦書文で億、万、千、百等の数詞を用いずに数を表す場合の数のけたを示す符号としても用いる。

イ　「。」(まる)

文の句点として用いる。

ウ　「・」(なか点)

事物の名称等を列挙する場合であつて「、」又は「，」(横書文の読点として用いたときに限る。)を用いることが適当でないときは、それぞれの名称の間に用いる。

なお、「・」は、縦書文で億、万、千、百等の数詞を用いずに数を表わす場合の単位を示す符号として用いる。

エ　「，」(コンマ)

アラビア数字のけたを示す場合に用いる。

なお、横書文の読点として用いてもよい。

オ　「「　」」(かぎかつこ)

特に示す必要がある事物の名又は語句を明示する場合に用いる。

カ　「(　)」(まるかつこ)

注記をする場合に用いる。

キ　「・」(ピリオッド)

アラビア数字の単位を示す場合に用いる。

(注)　主として、横書形式の符号を掲げた(以下(2)において同じ。)。

(2)　通常用いない符号

次に例示するような符号は、これらを用いることにより、よりよく公文の内容が理解できると認められる場合等特に必要がある場合に限つて用いる。

ア　「『　』」(ふたえかぎかつこ)

イ　「〔　〕」(角型かつこ)

ウ　「｛　｝」(くくり型かつこ)

エ　「―」(ダッシュ)

オ　「～」(波型)

カ　「―」(ハイフン)

キ　「→」(矢じるし)

ク　「｛」「｝」(くくり)

ケ　「々」「ゝ」「ゞ」「」「〃」(繰り返し符号)

6　文の項目を細別する場合の順序

(1)　細別順序の原則

ア　横書きの場合は、次の順序による。

イ　縦書きの場合は、次の順序による。

(2)　細別順序の例外

ア　条文形式を用いる公文の場合は、公文規程別記1に定める例による。

イ　細別が多段階にわたる場合は、(1)のア及びイを交互に混用するほかアルファベット、ローマ数字を用いてよい。

ウ　細別が小段階である場合には、必ずしも「第一」又は「第1」から始める必要はない。

第4　使用漢字の範囲等(第4条関係)

1　常用漢字表使用上の注意事項

(1)　「常用漢字表」にある漢字で書き表わせない言葉は、仮名書きにするか、又は別な言葉に換える。この書換えの標準は、次のとおりとする。

ア　仮名書きにする。

(例)

×

遡る→さかのぼる

×

名宛→名あて

×

佃煮→つくだ煮

×

艀→はしけ

(注)　×印は、常用漢字表にない漢字であることを示す(以下、(イ)、イ、ウ及びエにおいて同じ。)。

(ア)　仮名書きにする場合の基準1

漢語でも、漢字をはずしても意味のとおる使い慣れたものは、そのまま仮名書きする。

(例)

でんぷん　あつせん

(イ)　仮名書きにする場合の基準2

他によい言換えがなく、又は言換えをしては不都合なものは、「常用漢字表」にない漢字だけを仮名書きにする。

(例)

×

右舷→右げん

×

口腔→口こう

イ　「常用漢字表」中の音が同じで、意味の似た漢字で書き換える。

(例)

×

車輛→車両

×

煽動→扇動

×

碇泊→停泊

×

編輯→編集

×

哺育→保育

×

抛棄→放棄

×

傭人→用人

×

聯合→連合

ウ　同じ意味の漢語で言い換える。

(ア)　意味の似ている、用い慣れた言葉を使う。

(例)

×

印顆→印形

×

改悛→改心

(イ)　新しい言葉を工夫して使う。

(例)

×

剪除→切除

×

毀損→損傷

×

溢水→出水

エ　漢字を易しい言葉で言い換える。

(例)

×

隠蔽する→隠す

×

庇護する→かばう

(2)　「常用漢字表」にない漢字を用いた専門用語等であつて、他に言い換える言葉がなく、しかも仮名で書くと理解することができないと認められるものについては、「常用漢字表」にない漢字をそのまま用いる。この場合、漢字にはふり仮名を付ける。

(例)

砒ひ素　禁錮こ

2　常用漢字表の音訓の使用上の注意事項

(1)　「常用漢字表」の音訓の使用については、次の事柄に留意すること。

ア　次のような代名詞は、漢字で書く。

(例)

彼　何　僕　私　我々

イ　次のような副詞及び連体詞は、漢字で書く。

(例)

必ず　少し　既に　直ちに　甚だ

再び　全く　最も　専ら

余り　至つて　大いに　恐らく

必ずしも　辛うじて　極めて　殊に

更に　少なくとも　絶えず　互いに

例えば　次いで　努めて　常に

初めて　果たして　割に　概して

実に　切に　大して　特に

突然　無論　明るく　大きな

来る　去る　小さな　我が(国)

ただし、次のような副詞は、仮名で書く。

(例)

かなり　ふと　やはり　よほど

ウ　次の接頭語は、その接頭語が付く語を漢字で書く場合は、漢字で書き、その接頭語が付く語を仮名で書く場合は、仮名で書く。

(例)

御案内　御調査

ごあいさつ　ごべんたつ

エ　次のような接尾語は、仮名で書く。

(例)

げ　(惜しげもなく)

ども　(私ども)

ぶる　(偉ぶる)

み　(弱み)

め　(少なめ)

オ　次のような接続詞は、仮名で書く。

(例)

おつて　かつ　したがつて　ただし

ついては　ところが　ところで　また

ゆえに

ただし、次の四語は、原則として、漢字で書く。

及び　並びに　又は　若しくは

カ　助動詞及び助詞は、仮名で書く。

(例)

ない　(現地には行かない。)

ようだ　(それ以外方法がないようだ。)

ぐらい　(二十歳ぐらいの人)

だけ　(調査しただけである。)

ほど　(三日ほど経過した。)

キ　次のような語句を、(　)の中に示したように用いるときは仮名で書く。

こと　(許可しないことがある。)

とき　(事故のときは連絡する。)

ところ　(現在のところ差し支えない。)

もの　(正しいものと認める。)

とも　(説明するとともに意見を聞く。)

ほか　(特別の場合を除くほか)

ゆえ　(一部の反対のゆえにはかどらない。)

わけ　(説明するわけにはいかない。)

とおり　(次のとおりである。)

ある　(その点に問題がある。)

いる　(ここに関係者がいる。)

なる　(合計すると1万円になる。)

できる　(だけでも利用ができる。)

ない　(欠点がない。)

…てあげる　(図書を貸してあげる。)

…ていく　(負担が増えていく。)

…ていただく　(報告していただく。)

…ておく　(通知しておく。)

…ください　(問題点を話してください。)

…てくる　(寒くなつてくる。)

…てしまう　(書いてしまう。)

…てみる　(見てみる。)

…てよい　(連絡してよい。)

…かもしれない　(間違いかもしれない。)

…にすぎない　(調査だけにすぎない。)

…について　(これについて考慮する。)

(2)　「常用漢字表」の範囲内の音訓によつては、漢字で書き表せない言葉は、1の(1)に定める標準に準じて書換え又は言換えをする。

(例)

委ねる→ゆだねる

質す→質問する

3　常用漢字表の字体の使用上の注意事項

「常用漢字表」の字体の使用については、「常用漢字表」に定める「字体についての解説」に従うこと。

4　送り仮名の付け方使用上の注意事項

(1)　単独の語

ア　活用のある語は、「送り仮名の付け方」(昭和48年内閣告示第2号)の本文の通則1の「本則」・「例外」及び通則2の「本則」の送り仮名の付け方による。

イ　活用のない語は、「送り仮名の付け方」の本文の通則3から通則5までの「本則」・「例外」の送り仮名の付け方による。

ウ　表に記入したり、記号的に用いたりする場合には、次の例に示すように、(　)の中の送り仮名を省く。

(例)

晴(れ)　雲(り)　問(い)　答(え)

終(わり)　生(まれ)

(2)　複合の語

ア　イに該当する語を除き、「送り仮名の付け方」の本文の通則6の「本則」の送り仮名の付け方による。ただし、活用のない語で、読み間違える恐れのない語については、「送り仮名の付け方」の本文の通則6の「許容」の送り仮名の付け方により、次の例に示すように送り仮名を省く。

(例)

明渡し　預り金　編上げ　言渡し

入替え　植付け　受入れ　受持ち

受渡し　打合せ　打合せ会　打切り

内払い　移替え　埋立て　売上げ

売惜しみ　売出し　売場　売払い

売渡し　売行き　縁組　追越し

置場　贈物　帯留　折詰

買上げ　買入れ　買受け　概算払

買占め　買取り　買物　書換え

格付掛金　貸切り　貸金

貸越し　貸倒れ　貸出し　貸付け

借入れ　借受け　借替え　切上げ

切替え　切下げ　切捨て　切土

組合せ　組入れ　組替え　組立て

繰上げ　繰入れ　繰替え　繰越し

繰延べ　差押え　差止め　差引き

下請　締切り　仕分　捨場

座込み　備付け　染物　田植

立合い　立入り　立替え　立札

月掛　付添い　月払　積卸し

積込み　積出し　積立て　手続

届出　取扱い　取替え　取決め

取消し　取下げ　取締り　取調べ

取立て　取次ぎ　取付け　投売り

抜取り　飲物　乗換え　乗組み

話合い　払込み　払下げ　払出し

払渡し　引上げ　引受け　引換え

引込み　引下げ　引締め　引継ぎ

引渡し　日雇　歩留り　船着場

賦払　振出し　前払　見合せ

見積り　見習　未払　申合せ

申合せ事項　申入れ　申込み　申立て

申出　持込み　持分　元請

催物　盛土　焼付け　雇入れ

雇主　譲受け　譲渡し　呼出し

読替え　割当て　割増し

イ　活用のない語で慣用が固定していると認められる次の例に示すような語については、「送り仮名の付け方」の本文の通則7により、送り仮名を付けない。

(例)

合図　合間　植木　浮世絵

受入額　受入先　受入年月日　請負

受付　受取　埋立区域　埋立事業

埋立地　売上(高)　売出発行　売手

売主　売値　売渡価格　売渡

絵巻物　置物　奥書　押売

(博多)織　折返線　織物　卸売

買上品　買受人　外貨建債券　買手

買主　買値　書付　書留

貸方　貸室　貸倒引当金　貸出票

貸付(金)　貸主　貸間　貸家

箇条書　肩書　借入(金)　借方

借主　缶詰　気付　切手

切符　切替組合員　切替日　くじ引

組合　倉敷料　繰上償還　繰入限度額

繰入率　繰替金　繰越(金)　繰延資産

消印　月賦払　検査済証　小売(商)

木立　小包　子守　献立

先取特権　作付面積　座敷　差出人

差引簿　試合　仕上機械　仕入価格

仕掛花火　仕掛品　敷網　敷石

敷金　敷地　敷物　支出済額

下請工事　仕出屋　仕立屋　質入証券

支払　字引　事務取扱　事務引継

締切日　条件付採用　所得割　新株

買付　契約書　関取　備付品

(型絵)染　ただし書　立合演説　立入検査

立場　立替金　建物　徴収済額

月掛貯金　付添人　積立(金)　積荷

詰所　手当　出入口　出来高払

手引書　手回品　手持品　頭取

取扱(所)　取扱(注意)　取入口　取替品

取締役　(麻薬)　取締法　取立金

取次(店)　取付工事　取引　取引所

仲買　仲立業　投売品　並木

荷扱場　荷受人　荷造費　(春慶)塗

納付済額　乗合旅客　乗換(駅)　乗組(員)

場合　羽織　発行済株式　葉巻

払込期日　払込金　払込済株出資額

払下品　払出金　番組　番付

控室　引当金　引受(時刻)　引受(人)

引換(券)　(代金)引換　引継事業　引継調書

引取税　日付　引込線　瓶詰

歩合　船積貨物　踏切　振替

振込金　振出(人)　不渡手形　分割払

(鎌倉彫)　掘抜井戸　前受金　前貸金

巻紙　巻尺　待合(室)　見返物資

見込額　水引　見積(書)　見取図

見習工　未払勘定　見舞金　名義書換

申込(書)　持込禁止　支払　元請高

元売業者　物置　物語　物干場

(備前)焼　役割　屋敷　雇入契約

雇上契約　夕立　譲受人　呼出符号

読替規程　陸揚地　利付債券　両替

割合　割当額　割引　割増金

割増金付　割増金付貯蓄

(3)　付表の語

「送り仮名の付け方」の本文の付表の語(1のなお書きを除く。)の送り仮名の付け方による。

第5　公文の形式(第5条関係)

1　縦書き及び横書きの区分

(1)　不定形文以外の公文

公文規程の別記1から別記10までに定めるところに従い、縦書き又は横書きとする。

(2)　不定形文

原則として横書きとする。

2　公文規程で定められた形式によりがたい公文

公文規程で定められた形式によらなくてもよい公文は、次のようなものとする。

(1)　通知文、指令文、証明文等で、その形式が法令等により定められているもの

(2)　機関委任事務の執行に関する公文等で、その形式をその事務執行に関する法令等で定められた他の公文の形式に準ずることが事務執行の円滑化に資するもの

3　公文規程で定められた形式以外の形式を定める場合及び公文規程に形式の定めのない公文について新たに形式を定める場合の手続

その公文に係る事務執行を主管する課の課長が総務企画部総務企画課長と協議して定める。

4　教示文及び事務担当者氏名の表記位置

(1)　行政不服審査法(昭和37年法律第160号)第57条の規定に基づく審査庁の教示に関する文を記載する場合は、主たる公文の末尾に主たる公文から少し離して、主たる公文の形式に準じて書く。

(2)　公文書に事務担当者の氏名等を記載する場合は、主たる公文の末尾に主たる公文から少し離して右側に書く。

なお、(1)の記載がある場合は、(1)により記載した文の次に記載するものとする。

5　配字位置等

(1)　一般原則

ア　文の最初の行及び新たに起した行の初めの一字分は空白とする。ただし、表彰文及び証明文の一部(卒業証書等)については、空白としない。

イ　句読点を用いない文については、句読点を使うべき箇所を一字分空白とする。

ウ　文の項目を細別する記号の次には、読点又はピリオドを打たず、一字分を空白とする。

エ　「なお」「おつて」「また」等を使つて完結した前の文に対する独立した形の補足説明等をする文を続けるときは、行をかえる。

オ　「ただし」「この」「その」等を使つて文を続けるときは、行をかえず、前の文に続ける。

(2)　その他

公文規程の別記で、特に配字位置について指定のないものについては、公文書作成に用いる用紙の大きさ及び字の大きさの均衡を考慮して、できあがつた公文書のていさいがよくなるよう適当な位置におさめる。

(注1)　句点については、一字分のスペースを配するのが原則であるが、完結する文の最終字が行の最後の位置を占めるときの句点は、次の行の最初の位置に配することをせず、当該完結する文の最終字に係る行の末尾に配するようにする。

読点の配置についても、句点の場合に準ずる。

(例)

(注2)　かぎかつこについては、一字分のスペースを配するのが原則であるが、『「　』を行の最後の位置に配することはせず、当該行の次の行の最初の位置に配する。また、『　」』を行の最初の位置に配することはせず、前の行の末尾に配するようにする。

(例)