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荒川区
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荒川区の個人情報保護制度について

更新日:2017年6月2日

 区は、区民の皆さんの生活に欠かすことができない仕事を進める上で、多くの個人情報を集め、保有個人情報として、保管・利用しています。集められている情報は、氏名や住所をはじめ、業務内容により家族の状況や所得など多岐にわたっています。これらは区民の皆さん自身の個人情報を「自己情報」と呼んでいます。
 区では、従来から、この「自己情報」の保護には細心の注意を払ってきましたが、より一層個人情報保護の充実を図るため、個人情報保護制度を設けています。
 個人情報保護制度とは、「自己情報」がどのように取り扱われるのかといった適正な利用についてのルールと「自己情報」の開示を求める権利及び「自己情報」の利用の仕方や内容に誤りがあれば修正等を請求できる権利を定めたものです。
 つまり、個人情報保護制度は、「区が守らなければならない原則」と「自己情報に関する区民の皆さんの権利」の2つの柱からなる制度なのです。

保有個人情報保護とは

 保有個人情報とは、実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した、氏名、住所、生年月日、職業、職歴、収入などで、個人が識別され、又は識別され得る情報をいいます。

保護の対象となる個人情報

 区が保管する文書、図画、写真、フィルム、磁気ディスク等に記録されている保有個人情報が、対象となります。

実施機関

 この制度の実施機関は、区長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員及び区議会です。

請求の窓口

 自己情報の開示請求等は、各課(幼稚園、小・中学校の場合は、教育委員会教育総務課)が窓口になります。その際、請求書の提出が必要となります。
 なお、運転免許証、パスポート等で、本人であることを確認させていただきます。

請求に関する決定

 開示の請求は請求があった日から(起算して)15日以内に、訂正、削除、利用等の中止の請求は30日以内に請求に応じられるか否かを決定し、通知します。
 なお、決定するまでの日数については、60日を限度として延長する場合があります。

費用について

 自己情報の開示、訂正、削除、利用等の中止に関する費用は、無料です。ただし、開示の請求で、自己情報の写しの交付に要する費用と郵送を希望する場合の郵送料は、請求する方の負担となります。

区が守らなければならない原則

区が守らなければならない原則
個人情報保護制度の「1つ目の柱」として、区民の皆さんのプライバシーを保護するために、個人情報の取扱いに関し、次のようなルールを定めました。

(1) 適正な収集の原則
 個人情報を収集するときは、収集目的を明らかにして、取り扱う業務の目的達成に必要最小限の範囲内で適切かつ公正な手段によって、本人から直接収集することを原則とします。
 また、思想、信条、宗教等の個人情報は原則として収集しません。
(2) 適正な管理の原則
 個人情報を正確な状態に保つとともに、改ざん、漏えい等を防止します。
 また、保管が必要でなくなった個人情報は、速やかに消去し、個人情報を適正に管理します。
(3) 適正なコンピューター処理の原則
 個人情報をコンピューターに入力する場合は、あらかじめ記録する項目について荒川区個人情報保護運営審議会(制度の適正かつ円滑な運営を図るために設置されている審議会)の意見を聴きます。
 個人情報をコンピューターで処理する場合、他の自治体等との回線結合を原則として禁止し、情報の漏えいを防止します。
(4) 適正な利用・提供の原則
 個人情報を取り扱う業務の目的の範囲を超えて利用したり、実施機関以外のものに提供することは、原則としてできません。これらの利用や提供ができるのは、本人の同意がある場合や法令等の定めがある場合などに限られます。

自己情報に関する区民の皆さんの権利

個人情報保護制度の「2つ目の柱」として、区民の皆さんに次の4つの権利を保障します。

(1) 開示の請求
 自己情報の開示を請求することができます。
 ただし、次のような場合には、開示の請求に応じられないことがあります。

  • 法令等の規定により開示することができないとされているもの
  • 個人の評価、診断、判定、指導、相談、推薦、選考等に関するものであって、本人に知らせないこと に正当な理由があると認められるもの
  • 取締り、調査、交渉、照会、争訟等に関するものであって、開示することにより、業務の適正な執行に支障があると認められるもの
  • 本人又は他の者の生命、身体、健康、生活、財産その他の権利利益を害するおそれがあると認められるもの
  • 他の者の特定個人情報であるもの
  • その他実施機関が審議会の意見を聴いて開示しないことについて公益上必要があると認めたもの

(2) 利用・提供中止の請求
 自己情報が、取り扱う業務の目的の範囲を超えて利用されたり、実施機関以外のものに提供されたとき(法令等の根拠などがある場合を除く。)は、その情報の利用・提供の中止を求めることができます。
(3) 訂正の請求
 自己情報の事実の記録に誤りがあるときは、その情報の訂正を請求することができます。
(4) 削除の請求
 自己情報が適切かつ公正でない手段などで収集され、保管されているときは、その情報の削除を求めることができます。
※注釈 自己情報開示等請求書は申請書ダウンロードシステムからダウンロードできます。

罰則

 以下の場合、罰則が科せられます。
1.実施機関の職員若しくは職員であった者又は受託業務等に従事している者若しくは従事していた者(以下「職員等」という。)が、正当な理由がないのに、個人の秘密に属する事項が記録された個人情報ファイル(コンピュータ等で記録され、保有個人情報を容易に検索可能にしたもの)を提供した場合・・・2年以下の懲役又は100万円以下の罰金
2.職員等がその業務に関して知り得た保有個人情報を自己若しくは第三者の不正な利益を図る目的で提供し、又は盗用した場合・・・1年以下の懲役又は50万円以下の罰金
3.実施機関の職員がその職権を濫用して、専らその職務の用以外の用に供する目的で個人の秘密に属する事項が記録された文書、図画、写真、フィルム又は電磁的記録を収集した場合・・・1年以下の懲役又は50万円以下の罰金
4.偽りその他不正の手段により、保有個人情報の開示を受けた場合・・・5万円以下の過料

お問い合わせ

総務企画課総務係
〒116-8501
荒川区荒川二丁目2番3号(本庁舎4階)
電話:03-3802-3111(内線:2211)

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