荒川区議会の個人情報の保護に関する条例施行規程

趣旨

第1条　この規程は、荒川区議会の個人情報の保護に関する条例（令和5年荒川区条例第2号。以下「条例」という。）の施行に関し必要な事項を定めるものとする。

用語

第2条　この規程において使用する用語は、条例において使用する用語の例による。

個人識別符号

第3条　条例第2条第2項の議長が定める文字、番号、記号その他の符号は、次に掲げるものとする。

(1)　次に掲げる身体の特徴のいずれかを特定の個人を識別することができる水準が確保されるよう、適切な範囲を適切な手法により電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号

　ア　細胞から採取されたデオキシリボ核酸（別名DNA）を構成する塩基の配列

　イ　顔の骨格及び皮膚の色並びに目、鼻、口その他の顔の部位の位置及び形状によって定まる容貌

　ウ　虹彩の表面の起伏により形成される線状の模様

　エ　発声の際の声帯の振動、声門の開閉並びに声道の形状及びその変化

　オ　歩行の際の姿勢及び両腕の動作、歩幅その他の歩行の態様

　カ　手のひら又は手の甲若しくは指の皮下の静脈の分岐及び端点によって定まるその静脈の形状

　キ　指紋又は掌紋

(2)　健康保険法（大正11年法律第70号）第3条第11項に規定する保険者番号及び同条第12項に規定する被保険者等記号・番号

(3)　船員保険法（昭和14年法律第73号）第2条第10項に規定する保険者番号及び同条第11項に規定する被保険者等記号・番号

(4)　旅券法（昭和26年法律第267号）第6条第1項第1号の旅券の番号

(5)　出入国管理及び難民認定法（昭和26年政令第319号）第2条第5号に規定する旅券（日本国政府の発行したものを除く。）の番号及び同法第19条の4第1項第5号の在留カードの番号

(6)　私立学校教職員共済法（昭和28年法律第245号）第45条第1項に規定する保険者番号及び加入者等記号・番号

(7)　国家公務員共済組合法（昭和33年法律第128号）第112条の2第1項に規定する保険者番号及び組合員等記号・番号

(8)　国民健康保険法（昭和33年法律第192号）第111条の2第1項に規定する保険者番号及び被保険者記号・番号

(9)　国民年金法（昭和34年法律第141号）第14条に規定する基礎年金番号

(10)　道路交通法（昭和35年法律第105号）第93条第1項第1号の免許証の番号

(11)　地方公務員等共済組合法（昭和37年法律第152号）第144条の24の2第1項に規定する保険者番号及び組合員等記号・番号

(12)　住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第7条第13号に規定する住民票コード

(13)　雇用保険法施行規則（昭和50年労働省令第3号）第10条第1項の雇用保険被保険者証の被保険者番号

(14)　高齢者の医療の確保に関する法律（昭和57年法律第80号）第161条の2第1項に規定する保険者番号及び被保険者番号

(15)　日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法（平成3年法律第71号）第8条第1項第3号の特別永住者証明書の番号

(16)　介護保険法（平成9年法律第123号）第12条第3項の被保険者証の番号及び保険者番号

(17)　行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号）第2条第5項に規定する個人番号

要配慮個人情報

第4条　条例第2条第3項の議長が定める記述等は、次に掲げる事項のいずれかを内容とする記述等（本人の病歴又は犯罪の経歴に該当するものを除く。）とする。

(1)　次に掲げる身体障害、知的障害、精神障害（発達障害を含む。）その他の心身の機能の障害があること。

　ア　身体障害者福祉法（昭和24年法律第283号）別表に掲げる身体上の障害

　イ　知的障害者福祉法（昭和35年法律第37号）にいう知的障害

　ウ　精神保健及び精神障害者福祉に関する法律（昭和25年法律第123号）にいう精神障害（発達障害者支援法（平成16年法律第167号）第2条第1項に規定する発達障害を含み、イに掲げるものを除く。）

　エ　治療方法が確立していない疾病その他の特殊の疾病であって障害者の日常生活及び社会生活を総合的に支援するための法律（平成17年法律第123号）第4条第1項の政令で定めるものによる障害の程度が同項の主務大臣が定める程度であるもの

(2)　本人に対して医師その他医療に関連する職務に従事する者（次号において「医師等」という。）により行われた疾病の予防及び早期発見のための健康診断その他の検査（同号において「健康診断等」という。）の結果

(3)　健康診断等の結果に基づき、又は疾病、負傷その他の心身の変化を理由として、本人に対して医師等により心身の状態の改善のための指導又は診療若しくは調剤が行われたこと。

(4)　本人を被疑者又は被告人として、逮捕、捜索、差押え、勾留、公訴の提起その他の刑事事件に関する手続が行われたこと。

(5)　本人を少年法（昭和23年法律第168号）第3条第1項に規定する少年又はその疑いのある者として、調査、観護の措置、審判、保護処分その他の少年の保護事件に関する手続が行われたこと。

　（一部改正〔令和6年議会議長訓令甲第1号〕）

安全管理措置

第5条　条例第9条第1項における保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置は、次に定めるとおりとする。

(1)　議会に、総括個人情報保護管理者（以下「総括保護管理者」という。）を置く。

(2)　総括保護管理者は、議会事務局長をもって充てる。

(3)　総括保護管理者は、議長を補佐し、議会における保有個人情報の管理に関する事務の指揮監督等を行い、個人情報の保護に関する制度を総括する。

(4)　議会に、個人情報保護管理者（以下「保護管理者」という。）を置く。

(5)　保護管理者は、議会事務局各係（以下「各係」という。）の係長をもって充てる。

(6)　保護管理者は、総括保護管理者の指示に従い、各係における保有個人情報の適切な管理を確保する。

(7)　保護管理者は、保有個人情報を荒川区電子情報システム管理運営規程（平成15年荒川区訓令甲第6号）第2条第1号に規定する電子情報システム（以下「電子情報システム」という。）で取り扱う場合は、同規程第3条の2第1項に規定する情報管理責任者と連携してその任に当たる。

(8)　議会に、監査責任者を置く。

(9)　監査責任者は、管理部長をもって充てる。

(10)　監査責任者は、議会における保有個人情報の管理の状況を監査する。

(11)　総括保護管理者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定又は連絡・調整等のために必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期に又は随時に開催する。

(12)　総括保護管理者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な研修を行う。

(13)　総括保護管理者は、保護管理者及び職員に対し、各係における保有個人情報の適切な管理のための研修を行う。

(14)　保護管理者は、各係の職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。

(15)　職員は、条例の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。

(16)　保護管理者は、特定の個人の識別の容易性の程度、要配慮個人情報の有無その他の保有個人情報の内容（以下「保有個人情報の内容等」という。）に応じて、保有個人情報にアクセスをする権限（以下「アクセス権限」という。）を有する職員の範囲及び権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限のものとする。

(17)　アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスしてはならない。

(18)　職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならず、アクセス権限を必要最小限のものとしなければならない。

(19)　保護管理者は、職員が業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保有個人情報の内容等に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限のものとしなければならない。

　ア　保有個人情報の複製

　イ　保有個人情報の送信

　ウ　保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し

　エ　その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

(20)　職員は、前号に掲げる行為を行うときは、保護管理者の指示に従うものとする。

(21)　職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、当該誤り等の訂正等を行うものとする。

(22)　職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、保護管理者が必要があると認めるときは、当該媒体の耐火金庫への保管、当該媒体を保管する室その他の区画の出入口の戸の施錠等の保有個人情報の漏えい、滅失若しくは毀損等（以下「漏えい等」という。）を防止するために必要な措置を講ずるものとする。

(23)　職員は、保有個人情報が記録されている媒体を外部に送付し、又は持ち出す場合は、原則として、パスワード等（パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。）を使用して権限を識別する機能（以下「認証機能」という。）を設定する等のアクセスの制御のために必要な措置を講ずるものとする。

(24)　職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送付等（誤った宛先に送付し、送信し、若しくは交付すること又はインターネットを利用して誤って公表することをいう。）を防止するため、個別の事務及び事業において取り扱う保有個人情報の内容等に応じ、複数の職員による確認、チェックリストの活用等の必要な措置を講ずるものとする。

(25)　職員は、保有個人情報又は保有個人情報を含む媒体が不要となった場合は、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報を復元し、及び判読をすることができないようにする方法により当該保有個人情報の消去又は当該媒体の廃棄（以下「保有個人情報の消去等」という。）を行うものとする。

(26)　職員は、保有個人情報の消去等を委託する場合（2以上の段階にわたる委託を含む。）は、必要に応じて、保有個人情報の消去等への立会い、保有個人情報の消去等を証明する書類及び写真を提出させることその他の方法により、委託先において保有個人情報の消去等が確実に行われたことを確認するものとする。

(27)　保護管理者は、保有個人情報の内容等に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報の利用、保管等の取扱いの状況について記録するものとする。

(28)　保護管理者は、条例第12条第1項の法令又は同条第2項の規定により保有個人情報を提供する場合は、その提供先における保有個人情報の利用の目的、保有個人情報を利用する業務の根拠となる法令、利用する保有個人情報の記録範囲及び記録項目、利用の形態等について、提供先との間で書面を取り交わすものとする。ただし、総括保護管理者がその必要がないと認めるときは、この限りでない。

(29)　保護管理者は、利用目的のために、又は条例第12条第1項の法令若しくは同条第2項の規定に基づき、保有個人情報を提供する場合は、条例第13条の規定により講ずる措置として、次の各号に掲げる事項について、提供先との間で書面を取り交わすものとする。ただし、総括保護管理者がその必要がないと認めるときは、この限りでない。

　ア　秘密の保持に関する義務

　イ　提供先において保有個人情報（当該提供先が提供を受けた保有個人情報に限る。以下この号において同じ。）を取り扱う者の範囲の限定

　ウ　保有個人情報の利用の目的又は方法の制限

　エ　保有個人情報の第三者への再提供の制限又は禁止

　オ　保有個人情報の複製等の禁止

　カ　保有個人情報を利用した後の取扱いの方法の指定

　キ　保有個人情報の取扱状況に関する所要の報告の要求

　ク　保有個人情報に係る訂正の決定を行った場合の提供先における訂正の対応に係る要求

　ケ　アからクに掲げるもののほか、議長が必要と認める事項

(30)　前号の場合において、保護管理者は、必要があると認めるときは、保有個人情報を提供する前に、又は保有個人情報を提供した後随時に実地の調査等を行うことにより、当該措置の状況を確認し、その結果を記録するとともに、必要に応じて当該措置の改善を求める等の措置を講ずるものとする。

(31)　保護管理者は、条例第12条第1項の法令又は同条第2項の規定により、利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用するときは、利用協議書（様式第22号）により、あらかじめ総括保護管理者に協議し、その承認を受けなければならない。ただし、総括保護管理者がその必要がないと認めるときは、この限りでない。

(32)　保護管理者は、条例第12条第1項の法令又は同条第2項の規定により、利用目的以外の目的のために保有する個人情報を提供するときは、提供協議書（様式第23号）により、あらかじめ総括保護管理者に協議し、その承認を受けなければならない。ただし、総括保護管理者がその必要がないと認めるときは、この限りでない。

(33)　保護管理者は、第10条第2項各号に規定する事項を記録した利用・提供記録票（様式第24号）を2部作成し、1部を保護管理者において保管し、他の1部を総括保護管理者に提出しなければならない。ただし、総括保護管理者がその必要がないと認めるときは、この限りでない。

(34)　保護管理者は、保有個人情報の取扱いの委託をする場合は、保有個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者に当該委託をすることがないよう、必要な措置を講じなければならない。

(35)　保護管理者は、保有個人情報の取扱いの委託をする場合は、次に掲げる事項を記載した契約書を作成するとともに、保有個人情報の取扱いの委託を受ける者（以下「委託先事業者」という。）における保有個人情報の取扱いに係る責任者及び従事者の管理体制及び実施体制並びに保有個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認しなければならない。ただし、総括保護管理者がその必要がないと認めるときは、この限りでない。

　ア　保有個人情報に関する秘密の保持、目的外利用の禁止等の義務

　イ　再委託の制限又は事前の承認等の再委託の条件に関する事項

　ウ　保有個人情報の複製等の制限に関する事項

　エ　保有個人情報の適切な管理のために必要な措置に関する事項

　オ　保有個人情報の漏えい等の事態が生じた場合における対応に関する事項

　カ　委託が終了した場合における保有個人情報の消去及び保有個人情報に係る媒体の返却に関する事項

　キ　法令及び契約書に記載された事項に違反した場合における契約の解除、損害賠償責任その他必要な事項

　ク　契約書の内容に関する遵守の状況についての定期的な報告に関する事項

　ケ　委託先事業者における委託された保有個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項

(36)　保護管理者は、保有個人情報の取扱いの委託をする場合は、当該委託に係る業務の内容に照らして、当該保有個人情報の範囲を必要最小限のものとしなければならない。

(37)　保護管理者は、保有個人情報の取扱いを委託する場合は、当該委託において取り扱う保有個人情報の内容等に応じて必要があると認めるときは、委託先事業者における個人情報の管理の状況を、少なくとも毎年1回以上、実地検査により確認しなければならない。

(38)　保護管理者は、委託先事業者が保有個人情報の取扱いの再委託をする場合は、委託先事業者に第34号の措置を講じさせ、並びに第35号の作成及び確認をさせるとともに、再委託に係る保有個人情報の内容等に応じて、自ら前号の確認を行い、又は委託先事業者に当該確認を行わせなければならない。再委託を受けた者が委託（2以上の段階にわたる委託を含む。）をする場合についても、同様とする。

(39)　保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を、派遣労働者によって行わせる場合は、労働者派遣契約（労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律（昭和60年法律第88号）第26条第1項に規定する労働者派遣契約をいう。）に係る契約書に、秘密の保持に関する義務等の保有個人情報の取扱いに関する事項を明記しなければならない。

(40)　保護管理者は、保有個人情報を提供し、又はその取扱いを委託する場合は、保有個人情報の漏えい等の危険性を低くするため、保有個人情報の提供先における当該保有個人情報の利用の目的、当該委託に係る業務及び当該業務において取り扱う保有個人情報の内容等を考慮した上で、必要に応じて、提供し、又はその取扱いを委託する保有個人情報について、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。

(41)　保護管理者は、保有個人情報の取扱いを委託するときは委託協議書（様式第25号）により、保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせるときは労働者派遣協議書（様式第26号）により、あらかじめ総括保護管理者に協議し、その承認を受けなければならない。ただし、総括保護管理者がその必要がないと認めるときは、この限りでない。

(42)　保護管理者は、保有個人情報の取扱いを委託するときは第10条第1項各号に規定する事項を記録した委託記録票（様式第27号）を、保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせるときは当該事項を記録した労働者派遣記録票（様式第28号）を2部作成し、1部を保護管理者において保管し、他の1部を総括保護管理者に提出しなければならない。ただし、総括保護管理者がその必要がないと認めるときは、この限りでない。

(43)　職員は、保有個人情報の漏えい等その他の保有個人情報の安全確保の上で問題となる事態の発生又は当該発生のおそれを認識した場合は、直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告するものとする。

(44)　保護管理者は、前号の規定による報告があった場合は、被害の拡大の防止、被害からの復旧等のために必要な措置を、速やかに（外部からの不正なアクセスが疑われるシステム端末をインターネットその他の高度情報通信ネットワークから切り離す等の被害の拡大を防止するために直ちに行うことができる措置にあっては、直ちに）講ずるものとする。

(45)　保護管理者は、第43号の事態が生じた場合は、直ちに総括保護管理者に当該事態の内容、発生の経緯及び被害の状況等（以下「事態の内容等」という。）を報告するものとする。

(46)　前号の規定による報告を受けた総括保護管理者は、保護管理者に対して、より詳細に当該事態の内容等を把握するよう努めることを指示するものとする。

(47)　総括保護管理者は、第45号の規定による報告を受けた場合は、当該事態の内容等に応じて必要があると認めるときは、速やかに、当該事態の内容等を議長に報告するものとする。

(48)　保護管理者は、第43号の事態が生じた場合は、その原因を分析し、再発を防止するために必要な措置を講ずるとともに、当該事態に係る業務と同種の業務を実施している係の保護管理者に対し、当該措置等の情報を提供するものとする。

(49)　議長は、条例第11条の規定による通知を行うときは、速やかに所定の手続を行うものとする。

(50)　議長は、条例第11条の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事態の内容等に応じて、その事実関係及び再発を防止するための措置の公表、本人への通知等の必要な措置を講ずるものとする。

(51)　監査責任者は、議会における保有個人情報の管理の状況を検証するため、当該管理の状況（前号までの規定による措置の状況を含む。以下同じ。）について、定期的に、又は必要に応じて随時に監査（委託により行う監査を含む。）を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(52)　保護管理者は、議会における保有個人情報が記録されている媒体の管理、保有個人情報に係る処理の状況、保有個人情報の保管の方法等について、定期的に、又は必要に応じて随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(53)　総括保護管理者、保護管理者等は、第51号の規定による監査、前号の規定による点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から、議会における保有個人情報の管理の状況について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。

個人の権利利益を害するおそれが大きいもの

第6条　条例第11条の個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして議長が定めるものは、次の各号のいずれかに該当するものとする。

(1)　要配慮個人情報が含まれる保有個人情報（高度な暗号化その他の個人の権利利益を保護するために必要な措置を講じたものを除く。以下この条において同じ。）の漏えい、滅失若しくは毀損（以下この条において「漏えい等」という。）が発生し、又は発生したおそれがある事態

(2)　不正に利用されることにより財産的被害が生じるおそれがある保有個人情報の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態

(3)　不正の目的をもって行われたおそれがある議会に対する行為による保有個人情報（議会の事務局の職員が取得し、又は取得しようとしている個人情報であって、保有個人情報として取り扱われることが予定されているものを含む。）の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態

(4)　保有個人情報に係る本人の数が100人を超える漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態

2　議長は、条例第11条本文の規定による通知をする場合には、前項各号に定める事態を知った後、当該事態の状況に応じて速やかに、当該本人の権利利益を保護するために必要な範囲において、次に定める事項を通知しなければならない。

(1)　概要

(2)　漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある保有個人情報（前項第3号に定める事態については、同号に規定する個人情報を含む。）の項目

(3)　原因

(4)　二次被害又はそのおそれの有無及びその内容

(5)　その他参考となる事項

　（一部改正〔令和6年議会議長訓令甲第1号〕）

利用及び提供の制限

第7条　条例第12条第2項第2号の保有個人情報を利用することについての相当の理由については、社会通念上、客観的に見て合理的な理由がある場合とし、議長が判断することとする。

2　条例第12条第2項第4号の本人以外の者に提供することが明らかに本人の利益になるときとは、本人の生命や身体、又は財産を保護するために必要がある場合や本人に対する金銭の給付、栄転の授与等のために必要がある場合のこととする。

個人情報ファイル簿の作成及び公表

第8条　議長は、個人情報ファイル（条例第15条第2項各号に掲げるもの及び同条第3項の規定により個人情報ファイル簿に掲載しないものを除く。次項及び第4項において同じ。）を保有するに至ったときは、直ちに、個人情報ファイル簿を作成しなければならない。

2　個人情報ファイル簿は、議会が保有している個人情報ファイルを通じて一の帳簿とする。

3　議長は、個人情報ファイル簿に記載すべき事項に変更があったときは、直ちに、当該個人情報ファイル簿を修正しなければならない。

4　議長は、個人情報ファイル簿に掲載した個人情報ファイルの保有をやめたとき、又はその個人情報ファイルが条例第15条第2項第1号カに該当するに至ったときは、遅滞なく、当該個人情報ファイルについての記載を消除しなければならない。

5　議長は、個人情報ファイル簿を作成したときは、遅滞なく、これを事務所に備えて置き一般の閲覧に供しなければならない。

6　条例第15条第1項の議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。

(1)　条例第2条第5項第1号に係る個人情報ファイル又は同項第2号に係る個人情報ファイルの別

(2)　条例第2条第5項第1号に係る個人情報ファイルについて、第9項に規定する個人情報ファイルがあるときは、その旨

7　条例第15条第2項第1号カの議長が定める数は、1000人とする。

8　条例第15条第2項第1号キの議長が定める個人情報ファイルは、次に掲げる個人情報ファイルとする。

(1)　次に掲げる者に係る個人情報ファイルであって、専らその人事、給与又は報酬、福利厚生に関する事項その他これらに準ずる事項を記録するもの（アに掲げる者の採用又は選定のための試験に関する個人情報ファイルを含む。）

　ア　次に掲げる者又はこれらの者であった者

　　(1)　議会以外の荒川区の職員

　　(2)　議会が雇い入れる者であって議会以外のもののために労務に服するもの

　　(3)　議会又は荒川区の長から委託された事務に従事する者であって当該事務に一年以上にわたり専ら従事すべきもの

　イ　条例第15条第2項第1号アに規定する者又はアに掲げる者の被扶養者又は遺族

(2)　条例第15条第2項第1号アに規定する者及び前号ア又はイに掲げる者を併せて記録する個人情報ファイルであって、専らその人事、議員報酬、給与又は報酬、福利厚生に関する事項その他これらに準ずる事項を記録するもの

9　条例第15条第2項第3号の議長が定める個人情報ファイルは、条例第2条第5項第2号に係る個人情報ファイルで、その利用目的及び記録範囲が条例第15条第1項の規定による公表に係る条例第2条第5項第1号に係る個人情報ファイルの利用目的及び記録範囲の範囲内であるものとする。

登録簿の作成及び公表

第9条　議長は、個人情報を取り扱う事務を行うに至ったときは、直ちに、条例第15条第4項本文の規定による登録簿を作成しなければならない。

2　議長は、登録簿に記載すべき事項に変更があったときは、直ちに、当該登録簿を修正しなければならない。

3　議長は、登録簿に掲載した個人情報を取り扱う事務を行わなくなったときは、遅滞なく、当該個人情報を取り扱う事務についての記載を消除しなければならない。

4　議長は、登録簿を作成したときは、遅滞なく、これを議会事務局に備えて置き一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の情報通信の技術を利用する方法により公表しなければならない。

5　条例第15条第4項第5号に掲げる議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。

(1)　個人情報を取り扱う事務を開始した年月日

(2)　記録される個人情報の項目の収集の方法

(3)　記録される個人情報の項目の記録の形態

(4)　前各号に掲げるもののほか、議長が必要と認める事項

委託等に係る記録等

第10条　議長は、個人情報の取扱いの委託をし、又は個人情報の取扱いのために労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律（昭和60年法律第88号）第26条第1項に規定する労働者派遣契約に基づく労働者派遣（同法第2条第1号に規定する労働者派遣をいう。）の役務の提供を受けるときは、次の各号に掲げる事項を記録し、当該事項のうち議長が必要と認める事項を一般の閲覧に供しなければならない。

(1)　契約の件名

(2)　契約の相手方の名称

(3)　契約の期間

(4)　個人情報の安全管理のために講ずる措置

(5)　契約において取り扱う個人情報の項目及び個人情報ファイル

(6)　個人情報の授受の方法

(7)　前各号に掲げるもののほか、議長が必要と認める事項

2　議長は、条例第12条第2項第2号から第4号までの規定に基づき、利用目的以外の目的のために議会が保有する個人情報を自ら利用し、又は提供するときは、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、当該各号に定める事項を記録し、一般の閲覧に供しなければならない。

(1)　自ら利用する場合　次に掲げる事項

　ア　保管係の名称

　イ　利用係の名称

　ウ　事務の名称

　エ　利用した個人情報の項目及び個人情報ファイル

　オ　利用した理由

　カ　利用の根拠

　キ　利用の方法

　ク　前各号に掲げるもののほか、議長が必要と認める事項

(2)　提供する場合　次に掲げる事項

　ア　保管係の名称

　イ　事務の名称

　ウ　提供した個人情報の項目及び個人情報ファイル

　エ　提供した理由

　オ　提供の根拠

　カ　提供した年月日

　キ　提供の期限

　ク　提供の方法

　ケ　提供先

　コ　前各号に掲げるもののほか、議長が必要と認める事項

開示請求書

第11条　条例第17条第1項に規定する開示請求書は、開示請求書（様式第1号）によるものとする。

開示請求等における本人確認手続等

第12条　条例第17条第2項、第30条第2項又は第37条第2項の規定により提示し、又は提出しなければならない書類は、次の各号に掲げる書類のいずれかとする。

(1)　開示請求書、訂正請求書又は利用停止請求書（以下この条において「開示請求書等」という。）に記載されている開示請求をする者、訂正請求をする者又は利用停止請求をする者（以下この条において「開示請求者等」という。）の氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所が記載されている運転免許証、健康保険の被保険者証、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律第2条第7項に規定する個人番号カード、出入国管理及び難民認定法第19条の3に規定する在留カード、日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法第7条第1項に規定する特別永住者証明書その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書類であって、当該開示請求者等が本人であることを確認するに足りるもの

(2)　前号に掲げる書類をやむを得ない理由により提示し、又は提出することができない場合にあっては、当該開示請求者等が本人であることを確認するため議長が適当と認める書類

2　開示請求書等を議長に送付して開示請求、訂正請求又は利用停止請求（以下この項及び次項において「開示請求等」という。）をする場合には、開示請求者等は、前項の規定にかかわらず、次に掲げる書類を議長に提出すれば足りる。

(1)　前項各号に掲げる書類のいずれかを複写機により複写したもの

(2)　その者の住民票の写しその他その者が前号に掲げる書類に記載された本人であることを示すものとして議長が適当と認める書類であって、開示請求等をする日前30日以内に作成されたもの

3　条例第16条第2項、第29条第2項又は第36条第2項の規定により代理人が開示請求等をする場合には、当該代理人は、戸籍謄本、委任状その他その資格を証明する書類（開示請求等をする日前30日以内に作成されたものに限る。）を議長に提示し、又は提出しなければならない。

4　開示請求をした代理人は、当該開示請求に係る保有個人情報の開示を受ける前にその資格を喪失したときは、直ちに、書面でその旨を議長に届け出なければならない。

5　前項の規定による届出があったときは、当該開示請求は、取り下げられたものとみなす。

開示決定等の通知

第13条　条例第22条第1項の議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。

(1)　開示決定に係る保有個人情報について求めることができる開示の実施の方法

(2)　議会事務局における開示を実施することができる日、時間及び場所並びに議会事務局における開示の実施を求める場合にあっては、条例第26条第3項の規定による申出をする際に議会事務局における開示を実施することができる日のうちから事務所における開示の実施を希望する日を選択すべき旨

(3)　写しの送付の方法による保有個人情報の開示を実施する場合における準備に要する日数及び送付に要する費用

(4)　電子情報処理組織（議会の使用に係る電子計算機（入出力装置を含む。第19条第2項において同じ。）と開示を受ける者の使用に係る電子計算機とを電気通信回線で接続した電子情報処理組織をいう。同項において同じ。）を使用して保有個人情報の開示を実施する場合における準備に要する日数その他当該開示の実施に必要な事項

開示決定通知書

第14条　条例第22条第1項の書面は、開示決定通知書（様式第2号）とする。

2　条例第22条第2項の書面は、開示をしない旨の決定通知書（様式第3号）とする。

開示決定等期限延長通知書

第15条　条例第23条第2項の書面は、開示決定等期限延長通知書（様式第4号）とする。

開示決定等期限特例延長通知書

第16条　条例第24条第1項の書面は、開示決定等期限特例延長通知書（様式第5号）とする。

第三者意見照会書等

第17条　条例第25条第1項の規定による通知は、第三者意見照会書（様式第6号）により行うものとする。

2　条例第25条第2項の書面は、第三者意見照会書（様式第7号）とする。

3　条例第25条第1項又は第2項の意見書は、第三者開示決定等意見書（様式第8号）とする。

4　議長は、条例第25条第1項又は第2項の規定により、同条第1項に規定する第三者に対し、当該第三者に関する情報の内容を通知するに当たっては、開示請求に係る保有個人情報の本人の権利利益を不当に侵害しないように留意しなければならない。

5　条例第25条第1項の議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。

(1)　開示請求の年月日

(2)　意見書を提出する場合の提出先及び提出期限

6　条例第25条第2項の議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。

(1)　前項各号に掲げる事項

(2)　条例第25条第2項各号のいずれに該当するかの別及びその理由

7　条例第25条第3項の書面は、開示決定通知を行った旨の反対意見書提出者への通知書（様式第9号）とする。

写しの交付

第18条　保有個人情報の開示の実施に係る写しの交付の部数は、1件の請求につき1部とする。

電磁的記録の開示方法

第19条　条例第26条第1項に規定する議長が定める方法は、次の各号に掲げる電磁的記録の種別に応じ、当該各号に掲げる方法（プログラム（電子計算機に対する指令であって、一の結果を得ることができるように組み合わされたものをいう。以下同じ。）を用いて行う必要があるものにあっては、議会が保有するプログラムにより行うことができるものに限る。）とする。

(1)　録音テープ、ビデオテープその他音声又は映像が記録された電磁的記録　当該電磁的記録を専用機器により再生したものの視聴又は複写したものの交付

(2)　前号に規定する電磁的記録以外の電磁的記録　当該電磁的記録を用紙に出力したものの閲覧又は交付

2　前項第2号の規定にかかわらず、当該電磁的記録を専用機器により再生したものの閲覧又は複写したものの交付の方法（プログラムを用いて行う必要があるものにあっては、議会が保有するプログラムにより行うことができるものに限る。）又は当該電磁的記録を電子情報処理組織を使用して開示を受ける者の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに複写させる方法により開示することが容易であるときは、当該方法とすることができる。

3　前2項に定める方法による電磁的記録の開示にあっては、議長は、当該電磁的記録の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときは、当該電磁的記録を複写したもの又は用紙に出力したものの写しにより、これを行うことができる。

開示の実施の方法等の申出

第20条　条例第26条第3項の規定による申出は、次に掲げる事項を記載した書面により行わなければならない。

(1)　求める開示の実施の方法（開示決定に係る保有個人情報の部分ごとに異なる方法による開示の実施を求める場合にあっては、その旨及び当該部分ごとの開示の実施の方法）

(2)　開示決定に係る保有個人情報の一部について開示の実施を求める場合にあっては、その旨及び当該部分

(3)　事務所における開示の実施を求める場合にあっては、事務所における開示の実施を希望する日

(4)　写しの送付の方法による保有個人情報の開示の実施を求める場合にあっては、その旨

2　条例第22条第1項の規定による通知があった場合において、開示請求書に記載された事項を変更しないときは、条例第26条第3項の規定による申出は、することを要しない。

写しの交付に要する費用

第21条　条例第28条2項に規定する保有個人情報の開示の実施に係る写しの作成に要する費用の額は、別表に定めるとおりとし、写しの送付に要する費用の額は、当該写しの送付に係る郵便料金の額とする。

2　前項に規定する費用は、前納しなければならない。

3　第1項に規定する写しの送付に要する費用の納付の方法は、郵便切手又は議長が定めるこれに類する証票で納付する方法とする。

訂正請求書

第22条　条例第30条第1項に規定する訂正請求書は、訂正請求書（様式第10号）によるものとする。

訂正決定通知書等

第23条　条例第32条第1項の書面は、訂正決定通知書（様式第11号）とする。

2　条例第32条第2項の書面は、訂正をしない旨の決定通知書（様式第12号）とする。

訂正決定等期限延長通知書

第24条　条例第33条第2項の書面は、訂正決定等期限延長通知書（様式第13号）とする。

訂正決定等期限特例延長通知書

第25条　条例第34条第1項の書面は、訂正決定等期限特例延長通知書（様式第14号）とする。

保有個人情報提供先への訂正決定通知書

第26条　条例第35条の書面は、保有個人情報提供先への訂正決定通知書（様式第15号）とする。

利用停止請求書

第27条　条例第37条第1項に規定する利用停止請求書は、利用停止請求書（様式第16号）によるものとする。

利用停止決定通知書等

第28条　条例第39条第1項の書面は、利用停止決定通知書（様式第17号）とする。

2　条例第39条第2項の書面は、利用停止をしない旨の決定通知書（様式第18号）とする。

利用停止決定等期限延長通知書

第29条　条例第40条第2項の書面は、利用停止決定等期限延長通知書（様式第19号）とする。

利用停止決定等期限特例延長通知書

第30条　条例第41条第1項の書面は、利用停止決定等期限特例延長通知書（様式第20号）とする。

諮問をした旨の通知書

第31条　条例第43条第2項の規定による通知は、諮問をした旨の通知書（様式第21号）により行うものとする。

運用状況の公表

第32条　条例第49条の規定による運用状況の公表は、毎年6月末日までに行うものとする。

2　前項の公表は、前年度における次に掲げる事項を明らかにして行うものとする。

(1)　個人情報ファイル簿の作成等の状況

(2)　登録簿の作成等の状況

(3)　開示等の請求の状況

(4)　開示等の請求に対する可否の決定の状況

(5)　前各号に掲げるもののほか、議長が必要と認める事項

3　前項の公表は、あらかわ区報への搭載又はインターネットの利用その他の情報通信の技術を利用する方法により行うものとする。

附　則

（施行期日）

1　この規程は、令和5年4月1日から施行する。

附　則（令和6年5月9日議会議長訓令甲第1号）

この規程は、令和6年5月9日から施行する。

別表

別表（第21条関係）

区分			単位	金額
複写機による写し又は電磁的記録を用紙に出力した物の交付	黒の単色刷り	A3判以下	片面刷り1枚	10円
			両面刷り1枚	20円
		A1判及びA2判	片面刷り1枚	30円
			両面刷り1枚	60円
	多色刷り及び黒を除く単色刷り	A3判以下	片面刷り1枚	50円
			両面刷り1枚	100円
	A3判を超えるもので、上記の区分に当てはまらないもの		A3判に分割したものとして必要となる枚数にA3判に換算した金額を乗じた金額
電磁的記録（文書又は図画をスキャナにより読み取ってできた電磁的記録を含む。）を光ディスクに複写した物の交付			1枚	80円

備考

1　写しの作成方法は、乾式静電複写機によるものとする。

2　用紙の規格は、日本産業規格による。

3　請求者の用紙及び光ディスクの持参は、認めないものとする。